요양원 유통 문서 기록관리
■ 익산원광요양원·주간보호센터 → 익산원광요양원 아카이브-문서수발 사용자 메뉴얼
목적
요양원에서 업무로 유통 하는 문서와 수신 발신 대장 기록을 한 시스템에 의하여 실행 되도록 하여 업무의 효율성을 높인다.
현행진단
- 직원이 문서 도구와 서식을 활용하여 작성된 문서나 결재 완성한 문서를 종이로 출력하여 결재 후 스캔 파일을 준비한다.
- 문서를 보내기 전 또는 후에 문서수발대장(엑셀 등)에 기록한다.
- 전송도구 : SNS 또는 메일 등
- 전송 후 원본 파일은 공유 폳더에 보관.
문서수발 시스템 계획
업무 맥락
- 기관에서 접수되는 문서와 생산 유통 되는 문서의 기록과 유통문서파일을 등록하여 필요시 자동 전송 되도록 하고 수발문서르 검색 열람 기능과 수발대장 문서로 생산 보관 한다.
- 기능범위 : 접수문서 등록, 발신 문서 등록, 이메일 자동 전송, 전송 이력 기록하여 수발문서관리 시스템
- 업무순서 : 문서수발기관 등록 → 접수문서등록 → 발신문서등록 → 발신문서 자동전송 → 완료
시스템화
- 요양원 아카이브 메뉴 전자결재 →문서수발
- 문서수발대장(목록화면) →검색 및 등록버튼
- DB 테이블
- 목록테이블 : 색인코드/구분/문서번호/문서제목/수신처/발신처/문서파일/전송여부
- 수신처관리 : 기관명/기관장/담당자/이메일/연락처/우편번호/주소
- 발신처관리 : 기관명/기관장/담당자/이메일/연락처/우편번호/주소 ← 아카이브 기관등록 정보 가져온다.
구축 방법
- 요양원 아카이브 시스템 - 메뉴 전자결재>문서수발에 링크 연결 구현
- 목록화면 - [문서등록] [문서검색] [수신처관리] [발신처관리](기관등록 정보 연동)
- 항목기술
- 색인코드 구성 : YM2026-001 //자동생성
- 구분 : 콤보 (접수|내부|외부|)
- 문서번호 : 원본문서의 문서번호
- 문서제목 : 원본문서의 제목
- 수신처 : 문서를 받는 곳 : 기관명-기관장-담당자-이메일 (수신처관리 등록 된 항목 선택)
- 발신처 : 문서를 보내는 곳 : 기관명-기관장-담당자-이메일 ( 발신처관리에 등록 된 정보 선택)
- 문서파일 : 첨부파일 기능으로 여러문서 선택, 파일명:색인코드-문서번호-원래파일명 유지
- 전송여부 : 대기/전송/완료 해당문서의 상태 표시
- 관리항목 : 보기/수정/삭제 기능