기록관리소 업무시스템 사용자 메뉴얼 - 메일전송 기능
이메일 발송 시스템 사용자 매뉴얼
> **대상:** 관리자 · 운영회원 · 업무회원
목차
* 1. 개요 * 2. 접속 및 권한 * 3. 화면 구성 * 4. 이메일 발송 * 4.1 수신자 지정 방법 * 4.2 제목 및 내용 입력 * 4.3 첨부파일 추가 * 4.4 발송 실행 * 5. 발송 기록 확인 * 6. 수신 메일 확인 * 6.1 메일 목록 보기 * 6.2 메일 내용 읽기 * 6.3 첨부파일 다운로드 * 7. 자주 묻는 질문
1. 개요
이메일 발송 시스템은 시스템 내 등록된 사용자 또는 외부 이메일 주소로 이메일을 발송하고, 수신된 메일을 확인할 수 있는 기능입니다.
^ 기능 ^ 설명 ^ | **이메일 발송** | 개인·그룹·직접 입력 수신자에게 이메일 발송 | | **발송 기록** | 과거 발송 내역 및 성공/실패 여부 확인 | | **수신 메일** | 받은 메일함 목록 조회 및 첨부파일 다운로드 |
2. 접속 및 권한
* **메뉴 경로:** 상단 메뉴 → 문서관리 → **이메일 발송** * **접근 가능 권한:** 관리자, 운영회원, 업무회원 * //이용회원은 해당 메뉴에 접근할 수 없습니다.// * 로그인하지 않은 상태에서 접근하면 로그인 페이지로 자동 이동합니다.
3. 화면 구성
화면 상단에 세 개의 탭이 구성되어 있습니다.
┌─────────────┬──────────────┬──────────────┐
│ 이메일 발송 │ 발송 기록 │ 수신 메일 │
└─────────────┴──────────────┴──────────────┘
^ 탭 ^ 설명 ^ | **이메일 발송** | 이메일 작성 및 발송 화면 | | **발송 기록** | 이전 발송 내역 목록 (최근 20건) | | **수신 메일** | 받은 메일함 목록 (최근 30건) |
4. 이메일 발송
4.1 수신자 지정 방법
- 수신자 유형** 드롭다운에서 세 가지 방식 중 하나를 선택합니다.
- ① 직접 입력 (기본값)
이메일 주소를 직접 입력합니다. 여러 명에게 보낼 때는 쉼표(`,`)로 구분합니다. > 예시: hong@example.com, kim@example.com, lee@example.com
- ② 사용자 선택
시스템에 등록된 사용자 중에서 선택합니다. ^ 기능 ^ 사용 방법 ^ | **검색** | 이름, 법명, 이메일로 검색 | | **역할 필터** | 이용회원 / 업무회원 / 운영회원 / 관리자 별 필터링 | | **다중 선택** | Ctrl 키를 누른 채 클릭하여 여러 명 선택 | | **전체 선택** | [전체 선택] 버튼 클릭 | | **선택 해제** | [전체 해제] 버튼 클릭 |
- info
화면 하단에 **"N명 선택됨"** 배지로 현재 선택 인원을 확인할 수 있습니다.
- ③ 그룹 선택
미리 등록된 그룹을 선택하면 해당 그룹의 모든 구성원에게 일괄 발송됩니다.
4.2 제목 및 내용 입력
^ 항목 ^ 설명 ^ | **제목** | 필수 입력, 최대 255자 | | **내용** | 필수 입력, 자유 형식 텍스트 |
4.3 첨부파일 추가
* **최대 용량:** 파일 1개당 300MB 이하 * **지원 형식:** PDF, Word(doc/docx), Excel(xls/xlsx), PowerPoint(ppt/pptx), 텍스트(txt), 이미지(jpg/jpeg/png/gif), 압축파일(zip/rar) * 여러 파일을 동시에 선택할 수 있습니다. * 300MB를 초과한 파일은 자동으로 제외되며, 발송 후 제외된 파일명이 결과 메시지에 표시됩니다.
4.4 발송 실행
1. 작성 완료 후 **[이메일 발송]** 버튼을 클릭합니다. 2. 발송 중에는 화면에 **로딩 안내 메시지**가 표시됩니다. 창을 닫거나 새로고침하지 마세요. 3. 발송 완료 후 자동으로 **발송 기록 탭**으로 이동합니다. 4. 화면 상단에 발송 결과 메시지가 표시됩니다.
^ 결과 메시지 ^ 의미 ^ | 이메일이 성공적으로 발송되었습니다. | 전원 발송 성공 | | 이메일이 부분적으로 발송되었습니다. N명 성공, N명 실패. | 일부 발송 실패 | | 이메일 발송에 실패했습니다. | 전원 발송 실패 |
> **[초기화]** 버튼을 클릭하면 작성 중인 내용이 모두 지워집니다.
5. 발송 기록 확인
- 발송 기록** 탭에서 최근 20건의 발송 내역을 확인할 수 있습니다.
목록 컬럼 설명
^ 컬럼 ^ 내용 ^ | **발송일시** | 이메일을 발송한 날짜와 시각 | | **발송자** | 발송을 실행한 계정명 | | **제목** | 이메일 제목 (40자 초과 시 말줄임 표시) | | **수신자** | 수신자 이메일 (3명 초과 시 "+N명" 형식 표시) | | **상태** | 성공 / 부분 성공 / 실패 | | **상세** | [상세] 버튼으로 발송 세부 내역 팝업 확인 |
상태 배지 색상
^ 색상 ^ 상태 ^ 설명 ^ | %%color:green|초록(success)%% | **성공** | 모든 수신자 발송 완료 | | %%color:orange|노랑(warning)%% | **부분 성공** | 일부 수신자에게만 발송됨 | | %%color:red|빨강(danger)%% | **실패** | 발송 실패 |
상세 팝업
[상세] 버튼을 클릭하면 팝업 창에서 다음 정보를 확인할 수 있습니다.
* 발송일시, 발송자 * 수신자 전체 목록 * 발송 성공/실패 수 * 실패한 경우 실패 이메일 목록 및 오류 내용
6. 수신 메일 확인
6.1 메일 목록 보기
- 수신 메일** 탭을 클릭하면 받은 메일함의 최근 30건이 목록으로 표시됩니다.
^ 컬럼 ^ 내용 ^ | **상태** | **안읽음** (파란 배지) / **읽음** (회색 배지) | | **보낸사람** | 발신자 이메일 주소 | | **제목** | 메일 제목 | | **수신일시** | 메일이 수신된 날짜와 시각 | | **보기** | [읽기] 버튼으로 본문 열기 |
* 읽지 않은 메일은 **굵은 글씨**로 표시됩니다. * [새로고침] 버튼을 클릭하면 목록을 다시 불러옵니다.
6.2 메일 내용 읽기
[읽기] 버튼을 클릭하면 화면 위에 팝업 창이 열리며 메일 내용이 표시됩니다.
- [팝업 포함 정보]**
* 보낸사람 / 수신일시 * 메일 본문 (HTML 메일은 원본 서식 그대로, 텍스트 메일은 일반 텍스트로 표시) * 첨부파일 목록 및 다운로드 버튼
※ 메일을 읽으면 목록의 상태 배지가 자동으로 **읽음**으로 변경됩니다.
- [팝업 닫기 방법]**
* 팝업 우상단 **×** 버튼 클릭 * [닫기] 버튼 클릭 * 팝업 바깥 영역 클릭
6.3 첨부파일 다운로드
메일 읽기 팝업 하단의 **첨부파일** 영역에서 파일명 옆 **[다운로드]** 버튼을 클릭합니다.
* 클릭 즉시 파일이 다운로드됩니다. * 한글 파일명도 정상적으로 저장됩니다. * 별도 임시 저장 없이 서버에서 직접 전송됩니다.
7. 자주 묻는 질문
- Q. 이메일 발송 후 화면이 오래 머눕니다.**
A. 수신자가 많거나 첨부파일 용량이 클 경우 발송에 시간이 걸릴 수 있습니다. 로딩 메시지가 표시되는 동안 기다려 주세요. 창을 닫으면 발송이 중단될 수 있습니다.
- Q. 일부 수신자에게만 전송됐다고 나옵니다.**
A. 해당 수신자의 이메일 주소가 잘못됐거나, 수신 서버에서 거부한 경우입니다. 발송 기록 상세 팝업에서 실패한 이메일 주소와 오류 내용을 확인하세요.
- Q. 첨부파일이 "제외됐다"는 메시지가 나옵니다.**
A. 첨부파일 크기가 300MB를 초과하면 자동으로 제외됩니다. 파일을 압축하거나 분할하여 첨부하세요.
- Q. 수신 메일 탭에 메일이 보이지 않습니다.**
A. 받은 메일이 없거나 서버 연결에 문제가 있을 수 있습니다. [새로고침] 버튼을 클릭해 보고, 문제가 지속되면 관리자에게 문의하세요.
- Q. 다운로드 버튼을 눌렀는데 웹 문서(htm)로 저장됩니다.**
A. 브라우저 캐시 문제일 수 있습니다. 페이지를 새로고침(F5) 후 다시 시도해 주세요.
- Q. 그룹에 속한 일부 회원은 이메일이 없어 발송이 안 됩니다.**
A. 이메일 주소가 등록되지 않은 회원은 자동으로 건너뜁니다. 해당 회원의 프로필에서 이메일을 등록해 주세요.
> **문의:** 시스템 관리자