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기록관리소 생산 문서 분류 체계 예시

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■ 기록관리소

  • 기록관리소 업무 기록 분류 체계 예시
대분류 코드 대분류(기능) 중분류 코드 중분류(단위) 소분류 코드 소분류(기록물명/철) 보존연한 공개구분
AR-01 기록관리 정책·운영 AR-01-01 기록 기획 및 운영 AR-01-01-001 기록관리 정책·규정 제개정 영구 부분공개
AR-01-01-002 중장기 발전계획 영구 부분공개
AR-01-01-003 위원회 운영 영구 부분공개
AR-02 기록 수집·이관 AR-02-01 수집 및 이관 AR-02-01-001 교단 사료 기증·수집 영구 부분공개
AR-02-01-002 정기 이관 관리 영구 부분공개
AR-02-01-003 저작권·기증서 관리 영구 부분공개
AR-03 기록 보존·평가 AR-03-01 기록 보존 및 평가 AR-03-01-001 보존 서고(온습도) 관리 영구 비공개
AR-03-01-002 재난 대비 계획 10년 비공개
AR-03-01-003 폐기 심의 10년 비공개
AR-03-01-004 보존 환경 점검 5년 비공개
AR-04 기록 서비스·활용 AR-04-01 서비스 및 활용 AR-04-01-001 전시 기획 영구 공개
AR-04-01-002 연계 홍보 5년 공개
AR-04-01-003 열람·대출 대장 3년 비공개
AR-05 디지털 아카이브 AR-05-01 아카이브 시스템 운영 AR-05-01-001 기록물 디지털화(DB) 영구 부분공개
AR-05-01-002 웹 아카이빙 영구 부분공개
AR-05-01-003 백업 및 보안 관리 영구 부분공개
AR-06 사료 연구·편찬 AR-06-01 교단 사료 연구 AR-06-01-001 근현대사 연구 영구 공개
AR-06-01-002 구술 기록 채록 영구 공개
AR-06-01-003 사료집 및 간행물 편찬 영구 공개
AR-07 기록기준 정립 AR-07-01 기록관리 기준 운영 AR-07-01-001 분류표(분류체계) 개정 영구 공개
AR-07-01-002 보존기간 기준표 영구 공개
AR-07-01-003 기술(Description) 규칙 관리 영구 공개
AR-08 기록업무 교육·지원 AR-08-01 교육 및 기술 지원 AR-08-01-001 기록관리 교육자료 10년 공개
AR-08-01-002 교육·행사 운영 기록 10년 공개
AR-08-01-003 산하기관 컨설팅 보고서 10년 공개
AR-09 기록행정 지원 AR-09-01 일반 행정 및 운영 AR-09-01-001 연간 사업 계획 준영구 부분공개
AR-09-01-002 예산 집행 5년 부분공개
AR-09-01-003 일반 시설 관리 5년 부분공개
AR-09-01-004 통계 보고 5년 부분공개



본 분류체계는 기록관리소에서 생산·관리하는 기록물을 기능 중심으로 체계화하기 위해 코드(ARC)–대분류–중분류–소분류–보존연한–공개구분 구조로 정리한 것이다. 각 기록은 기록관리 정책·운영, 수집·정리, 보존·평가, 서비스·활용, 디지털 아카이브 운영, 사료 연구·편찬, 기록기준관리, 기록관리업무 교육, 기록행정 등 기록관리소의 주요 기능에 따라 분류된다.

이 체계는 기록관리소의 업무 흐름을 명확히 하고, 기록물의 생산·관리·보존·활용 과정에서 일관된 기준을 제공함으로써 기록관리의 효율성과 책임성을 높이는 것을 목표로 한다. 각 항목은 기능별 업무 단위와 실제 생산되는 기록물명을 기준으로 구성되며, 보존연한과 공개구분을 함께 제시하여 기록물의 관리 기준을 명확히 한다.

추천 코드 구조: 다단 계층형 (Materialized Path 방식)

가장 흔하게 쓰이고 관리하기 편한 방식이야. 각 계층마다 고정된 자릿수를 줘서 코드를 합치는 거지.

  • 구조: [업무영역 영문 2~3자리] + [대분류 2자리] + [중분류 2자리] + [소분류 3자리]
  • 형태 예시: AR01-02-001 (하이픈을 DB에 넣거나, 뺄 땐 AR0102001로 저장)
레벨 코드 길이 예시 설명
업무 영역 영문 2자리 AR Archive의 약자 (나중에 박물관 MU, 도서관 LI가 붙을 수 있으니 확장성 고려)
대분류(기능) 숫자 2자리 01 기록관리 정책·운영 (01~99까지 가능)
중분류(단위) 숫자 2자리 02 수집 및 이관 (01~99까지 가능)
소분류(기록철) 숫자 3자리 001 교단 사료 수집 (001~999까지 가능)

👉 실제 적용 예시:

  • AR02: 기록 수집·이관 (대분류)
  • AR02-01: 수집 및 이관 (중분류)
  • AR02-01-001: 교단 사료 기증·수집 (소분류)
  • AR02-01-002: 정기 이관 관리 (소분류)

🔧 시스템 구현 시 활용 팁

1. 코드 구조 정리

  • 형태: AR (아카이브) + - + 대분류(2자리) + - + 중분류(2자리) + - + 소분류(3자리)
  • 예시: AR-02-01-003 = 기록 수집·이관 > 수집 및 이관 > 저작권·기증서 관리
  • DB 저장: 하이픈 제거 후 AR0201003으로 저장하면 쿼리 속도가 더 빨라

2. 계층별 코드 범위 (확장성)

대분류중분류소분류총 조합​:AR-01   AR-99(99개 가능):각 대분류당 01   99(99개 가능):각 중분류당 001   999(999개 가능)=99×99×999=9,791,199개​​

3. 부모-자식 코드 설계

AR-02 (대분류) └─ AR-02-01 (중분류) ├─ AR-02-01-001 (소분류) ├─ AR-02-01-002 (소분류) └─ AR-02-01-003 (소분류)
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