기록관리소 생산 문서 분류 체계 예시

기록관리소 업무 기록 분류 체계 예시

대분류 코드	대분류(기능)	중분류 코드	중분류(단위)	소분류 코드	소분류(기록물명/철)	보존연한	공개구분
AR-01	기록관리 정책·운영	AR-01-01	기록 기획 및 운영	AR-01-01-001	기록관리 정책·규정 제개정	영구	부분공개
				AR-01-01-002	중장기 발전계획	영구	부분공개
				AR-01-01-003	위원회 운영	영구	부분공개
AR-02	기록 수집·이관	AR-02-01	수집 및 이관	AR-02-01-001	교단 사료 기증·수집	영구	부분공개
				AR-02-01-002	정기 이관 관리	영구	부분공개
				AR-02-01-003	저작권·기증서 관리	영구	부분공개
AR-03	기록 보존·평가	AR-03-01	기록 보존 및 평가	AR-03-01-001	보존 서고(온습도) 관리	영구	비공개
				AR-03-01-002	재난 대비 계획	10년	비공개
				AR-03-01-003	폐기 심의	10년	비공개
				AR-03-01-004	보존 환경 점검	5년	비공개
AR-04	기록 서비스·활용	AR-04-01	서비스 및 활용	AR-04-01-001	전시 기획	영구	공개
				AR-04-01-002	연계 홍보	5년	공개
				AR-04-01-003	열람·대출 대장	3년	비공개
AR-05	디지털 아카이브	AR-05-01	아카이브 시스템 운영	AR-05-01-001	기록물 디지털화(DB)	영구	부분공개
				AR-05-01-002	웹 아카이빙	영구	부분공개
				AR-05-01-003	백업 및 보안 관리	영구	부분공개
AR-06	사료 연구·편찬	AR-06-01	교단 사료 연구	AR-06-01-001	근현대사 연구	영구	공개
				AR-06-01-002	구술 기록 채록	영구	공개
				AR-06-01-003	사료집 및 간행물 편찬	영구	공개
AR-07	기록기준 정립	AR-07-01	기록관리 기준 운영	AR-07-01-001	분류표(분류체계) 개정	영구	공개
				AR-07-01-002	보존기간 기준표	영구	공개
				AR-07-01-003	기술(Description) 규칙 관리	영구	공개
AR-08	기록업무 교육·지원	AR-08-01	교육 및 기술 지원	AR-08-01-001	기록관리 교육자료	10년	공개
				AR-08-01-002	교육·행사 운영 기록	10년	공개
				AR-08-01-003	산하기관 컨설팅 보고서	10년	공개
AR-09	기록행정 지원	AR-09-01	일반 행정 및 운영	AR-09-01-001	연간 사업 계획	준영구	부분공개
				AR-09-01-002	예산 집행	5년	부분공개
				AR-09-01-003	일반 시설 관리	5년	부분공개
				AR-09-01-004	통계 보고	5년	부분공개

본 분류체계는 기록관리소에서 생산·관리하는 기록물을 기능 중심으로 체계화하기 위해 코드(ARC)–대분류–중분류–소분류–보존연한–공개구분 구조로 정리한 것이다. 각 기록은 기록관리 정책·운영, 수집·정리, 보존·평가, 서비스·활용, 디지털 아카이브 운영, 사료 연구·편찬, 기록기준관리, 기록관리업무 교육, 기록행정 등 기록관리소의 주요 기능에 따라 분류된다.

이 체계는 기록관리소의 업무 흐름을 명확히 하고, 기록물의 생산·관리·보존·활용 과정에서 일관된 기준을 제공함으로써 기록관리의 효율성과 책임성을 높이는 것을 목표로 한다. 각 항목은 기능별 업무 단위와 실제 생산되는 기록물명을 기준으로 구성되며, 보존연한과 공개구분을 함께 제시하여 기록물의 관리 기준을 명확히 한다.

추천 코드 구조: 다단 계층형 (Materialized Path 방식)

가장 흔하게 쓰이고 관리하기 편한 방식이야. 각 계층마다 고정된 자릿수를 줘서 코드를 합치는 거지.

구조: [업무영역 영문 2~3자리] + [대분류 2자리] + [중분류 2자리] + [소분류 3자리]
형태 예시: AR01-02-001 (하이픈을 DB에 넣거나, 뺄 땐 AR0102001로 저장)

레벨	코드 길이	예시	설명
업무 영역	영문 2자리	`AR`	Archive의 약자 (나중에 박물관 `MU`, 도서관 `LI`가 붙을 수 있으니 확장성 고려)
대분류(기능)	숫자 2자리	`01`	기록관리 정책·운영 (`01`~`99`까지 가능)
중분류(단위)	숫자 2자리	`02`	수집 및 이관 (`01`~`99`까지 가능)
소분류(기록철)	숫자 3자리	`001`	교단 사료 수집 (`001`~`999`까지 가능)

👉 실제 적용 예시:

AR02: 기록 수집·이관 (대분류)
AR02-01: 수집 및 이관 (중분류)
AR02-01-001: 교단 사료 기증·수집 (소분류)
AR02-01-002: 정기 이관 관리 (소분류)

🔧 시스템 구현 시 활용 팁

1. 코드 구조 정리

형태: AR (아카이브) + - + 대분류(2자리) + - + 중분류(2자리) + - + 소분류(3자리)
DB 저장: 하이픈 제거 후 AR0201003으로 저장하면 쿼리 속도가 더 빨라

2. 계층별 코드 범위 (확장성)

대분류중분류소분류총 조합:AR-01 AR-99(99개 가능):각 대분류당 01 99(99개 가능):각 중분류당 001 999(999개 가능)=99×99×999=9,791,199개

3. 부모-자식 코드 설계

AR-02 (대분류) └─ AR-02-01 (중분류) ├─ AR-02-01-001 (소분류) ├─ AR-02-01-002 (소분류) └─ AR-02-01-003 (소분류)