기록관리소 생산 문서 분류 체계 예시

기록관리소 업무 기록 분류 체계 예시

코드	대분류(기능)	중분류(단위)	소분류(기록물명/철)	보존연한	공개구분
ARC-01	기록관리 정책·운영	기록 기획 및 운영	기록관리 정책·규정 제개정 / 중장기 발전계획 / 위원회 운영	영구	부분공개
ARC-02	기록 수집·이관	수집 및 이관	교단 사료 기증·수집 / 정기 이관 관리 / 저작권·기증서 관리	영구	부분공개
ARC-03	기록 보존·평가	기록 보존 및 평가	보존 서고(온습도) 관리 / 재난 대비 계획 / 폐기 심의 / 보존 환경 점검	영구/10년	비공개
ARC-04	기록 서비스·활용	서비스 및 활용	전시 기획(영구) / 연계 홍보 / 열람·대출 대장(3~5년)	단위별 상이	공개/비공개
ARC-05	디지털 아카이브	아카이브 시스템 운영	기록물 디지털화(DB) / 웹 아카이빙 / 백업 및 보안 관리	영구	부분공개
ARC-06	사료 연구·편찬	교단 사료 연구	근현대사 연구 / 구술 기록 채록 / 사료집 및 간행물 편찬	영구	공개
ARC-07	기록기준 정립	기록관리 기준 운영	분류표(분류체계) 개정 / 보존기간 기준표 / 기술(Description) 규칙 관리	영구	공개
ARC-08	기록업무 교육·지원	교육 및 기술 지원	기록관리 교육자료 / 교육·행사 운영 기록 / 산하기관 컨설팅	10년	공개
ARC-09	기록행정 지원	일반 행정 및 운영	연간 사업 계획(준영구) / 예산 집행(5년) / 일반 시설 관리 / 통계 보고	단위별 상이	부분공개

본 분류체계는 기록관리소에서 생산·관리하는 기록물을 기능 중심으로 체계화하기 위해 코드(ARC)–대분류–중분류–소분류–보존연한–공개구분 구조로 정리한 것이다. 각 기록은 기록관리 정책·운영, 수집·정리, 보존·평가, 서비스·활용, 디지털 아카이브 운영, 사료 연구·편찬, 기록기준관리, 기록관리업무 교육, 기록행정 등 기록관리소의 주요 기능에 따라 분류된다.

이 체계는 기록관리소의 업무 흐름을 명확히 하고, 기록물의 생산·관리·보존·활용 과정에서 일관된 기준을 제공함으로써 기록관리의 효율성과 책임성을 높이는 것을 목표로 한다. 각 항목은 기능별 업무 단위와 실제 생산되는 기록물명을 기준으로 구성되며, 보존연한과 공개구분을 함께 제시하여 기록물의 관리 기준을 명확히 한다.

추천 코드 구조: 다단 계층형 (Materialized Path 방식)

가장 흔하게 쓰이고 관리하기 편한 방식이야. 각 계층마다 고정된 자릿수를 줘서 코드를 합치는 거지.

구조: [업무영역 영문 2~3자리] + [대분류 2자리] + [중분류 2자리] + [소분류 3자리]
형태 예시: AR01-02-001 (하이픈을 DB에 넣거나, 뺄 땐 AR0102001로 저장)

레벨	코드 길이	예시	설명
업무 영역	영문 2자리	`AR`	Archive의 약자 (나중에 박물관 `MU`, 도서관 `LI`가 붙을 수 있으니 확장성 고려)
대분류(기능)	숫자 2자리	`01`	기록관리 정책·운영 (`01`~`99`까지 가능)
중분류(단위)	숫자 2자리	`02`	수집 및 이관 (`01`~`99`까지 가능)
소분류(기록철)	숫자 3자리	`001`	교단 사료 수집 (`001`~`999`까지 가능)

👉 실제 적용 예시:

AR02: 기록 수집·이관 (대분류)
AR02-01: 수집 및 이관 (중분류)
AR02-01-001: 교단 사료 기증·수집 (소분류)
AR02-01-002: 정기 이관 관리 (소분류)

데이터베이스 설계 참고

CREATE TABLE archive_classification (

class_code VARCHAR(15) PRIMARY KEY, -- 예: 'AR02-01-001'

parent_code VARCHAR(15), -- 상위 코드 (예: 'AR02-01', 대분류면 NULL)

class_level INT, -- 레벨 (1:대, 2:중, 3:소)

class_name VARCHAR(100), -- 분류명 (예: '정기 이관 관리')

retention_period VARCHAR(10), -- 보존연한 (소분류일 때만 값 존재)

privacy_level VARCHAR(10), -- 공개구분

sort_order INT, -- UI에서 보여줄 정렬 순서

is_active BOOLEAN -- 사용 여부 (나중에 폐지된 분류를 위해)

);