요양원 유통 문서 기록관리

■ 익산원광요양원·주간보호센터

목적

요양원에서 업무로 유통 하는 문서와 수신 발신 대장 기록을 한 시스템에 의하여 실행 되도록 하여 업무의 효율성을 높인다.

현행진단

• 직원이 문서 도구와 서식을 활용하여 작성된 문서나 결재 완성한 문서를 종이로 출력하여 결재 후 스캔 파일을 준비한다.
• 문서를 보내기 전 또는 후에 문서수발대장(엑셀 등)에 기록한다.
• 전송도구 : SNS 또는 메일 등
• 전송 후 원본 파일은 공유 폳더에 보관.

문서수발 시스템 계획

업무 맥락

• 기관에서 접수되는 문서와 생산 유통 되는 문서의 기록과 유통문서파일을 등록하여 필요시 자동 전송 되도록 하고 수발문서르 검색 열람 기능과 수발대장 문서로 생산 보관 한다.
• 기능범위 : 접수문서 등록, 발신 문서 등록, 이메일 자동 전송, 전송 이력 기록하여 수발문서관리 시스템
• 업무순서 : 문서수발기관 등록 → 접수문서등록 → 발신문서등록 → 발신문서 자동전송 → 완료

시스템화

• 요양원 아카이브 메뉴 전자결재 →문서수발
• 문서수발대장(목록화면) →검색 및 등록버튼
• DB 테이블

1. 목록테이블 : 색인코드/구분/문서번호/문서제목/수신처/발신처/문서파일/전송여부
2. 수신처관리 : 기관명/기관장/담당자/이메일/연락처/우편번호/주소
3. 발신처관리 : 기관명/기관장/담당자/이메일/연락처/우편번호/주소 ← 아카이브 기관등록 정보 가져온다.

구축 방법

• 요양원 아카이브 시스템 - 메뉴 전자결재>문서수발에 링크 연결 구현
• 목록화면 - [문서등록] [문서검색] [수신처관리] [발신처관리](기관등록 정보 연동)
• 항목기술

1. 색인코드 구성 : YM2026-001 //자동생성
2. 구분 : 콤보 (접수|내부|외부|)
3. 문서번호 : 원본문서의 문서번호
4. 문서제목 : 원본문서의 제목
5. 수신처 : 문서를 받는 곳 : 기관명-기관장-담당자-이메일 (수신처관리 등록 된 항목 선택)
6. 발신처 : 문서를 보내는 곳 : 기관명-기관장-담당자-이메일 ( 발신처관리에 등록 된 정보 선택)
7. 문서파일 : 첨부파일 기능으로 여러문서 선택, 파일명:색인코드-문서번호-원래파일명 유지
8. 전송여부 : 대기/전송/완료 해당문서의 상태 표시
9. 관리항목 : 보기/수정/삭제 기능