기록관리소

■ 기록관리소 ○ 기록물관리시스템 ○ 공개자료실

기록관리소 마크

기록관리소 업무

개요

• 기관명칭 : 기록관리소 < 원기 98년 기록관리실 < 원기 98년 이전 문화부 도서 자료실 < 시창 25년 불법연구회 총부 도서실
• 조직위치 : 중앙총부 교정원 문화사회부 기록관리소
• 연계기관 : 원불교기록유산사업단
• 운영시작 : 원기 98년 10월
• 업무기능 : 교단 기록물 보존 관리
• 단위업무 : 기록물 수집·이관, 등록·보존, 공개, 사본제공, 기록관리교육, 기록관리업무연구
• 업무자 구성 : 소장 1인, 연구원(사업단) 1인, 기록행정 담당자 1인, 전자 기록관리 담당자 1인

업무

• 기록관리소 기록의 기본원칙 - 전자적으로 생산하고 전자적으로 사용하며 전자적으로 보관 활용한다.
• 기록물의 기록체계 : 입수기록 → 기록물 등록 기록·전자매체기록 → 문서생산 → 이용기록 → 전자문서보관
• 업무기록 : 기록관리소의 모든 업무 기록은 기록물관리시스템에 통합적으로 기록을 관리한다.
• 문서생산 : 업무일지, 이용내역서, 입수내역서, 등록내역서, 입수목록, 기록물목록 등
• 수집업무 : 기증, 이관, 수집 / 전자기록을 수집 원칙으로하고 없을 때에는 종이기록물 수집 병행
• 보존업무 : 모든 보존 기록물은 등록하여 보존한다. 보존고 환경 관리 평행 중
• 사본업무 : 원본 기록 보존 원칙으로 하고 제공 할 때에는 사본으로 제작 제공
• 열람업무 : 이용자가 방문하여 열람 할 때에는 원본 훼손 행위가 없도록 열람하고 원상 위치 시킨다.
• 공개업무 : 공개자료실 개설하여 가장 오래 된 기록 부터 공개(문서, 사진, 음성, 영상)
• 기록교육 : 생산기관(처리과)의 기록관리업무 기준이 수립되고 시행 되록 돕는 기록관리업무(문서관리 포함) 교육지원.

분류

• 기록관리소 생산 문서 분류 체계 예시
• 기록관리소 분류표 - 준비중

업무시스템

• 원불교기록관 - 교단 기록관리업무 메인 연동 페이지
• 기록관리소-기록물관리시스템
• 기록관리소 기록물 공개자료실
• 기록관리소 시스템 사용자 메뉴얼

도움

• 기록 보존사업 후원인 목록

기록 개선 과제

• 제도 개선 - 본래 설립 목적과 취지의 맥락에서 과거 현재 미래를 이어주는 것은 기록이다. 기록관리제도로 모든 헌규집을 정비.
• 기록문화 정체성 정립 - 원불교 교화 정체성, 원불교 용어 정체성, 원불교 의식 정체성, 원불교 기록 정체성
• 기록 기준 수립 - 종법사 기록, 수위단회 기록, 중앙교의회 기록, 원의회 기록, 교정원 기록, 감찰원 기록, 교구 기록, 교당 기록, 기관 단체 기록
• 기록관리자 양성 - 각 기관과 단체는 반드시 1인 기록관리자를 지정하여 교육을 받도록 하고 해당 기관 단체의 기록을 개선하도록 하자.
• 기록관리업무 순서 - 처리과 > 기록관 > 영구보존 > 아카이브 기록 검색 활용

주요 연혁

• 원기 95년 총부기록관리소(가칭) 준비팀 발족
• 원기 96년 총부기록관리소(가칭) 준비팀 견문과 도서자료실 운영 방향 검토 후 기록관리실(도서자료실) 보류 폐지
• 원기 97년 문화사회부 도서자료실을 기록관리실로 변경 제안 후 정비 시작
• 원기 98년 기록관리실 설치 ( 도서자료실 + 문서고) 기록물관리 기초 준비 및 자료정리
• 원기 99년 기록관리실 오픈 및 기록물관리업무 시행(종이기록물 디지털화 사업, 기록물 등록 시스템 개발*초기버전 기록물등록업무진행
• 원기100년 대산종사 자료 171철 기록관리실로 이관 / 기록물관리업무 본격화 - 중앙총부 각 기관 부서 전자기록교육 실시, 웹보드 활용 기록물관리시스템 구축
• 원기101년 수위단회 기록 이관 및 전자기록화 사업, 근대문화유산 종교분야 목록화 사업 참여
• 원기102년 영산선학대학교 선원 기록물 이관, 기록관리실 사상연구원 학술발표 등
• 원기103년 기록관리실 업무자 국가기록원 견문 교육, 자료 수집 및 전자기록화 지속적으로 진행, 기록관리업무 종법사 유시.
• 원기104년 제1대 입교명부 보존처리 및 디지털화 작업, 각 부서 전자기록교육, 한국대학콜로키움 참여, 경산종법사 재임 기간 수위단회 기록 이관
• 원기105년 원광대학교 보관 중인 정화사 기록물서 기록관리실로 이관, 교강선포 100주년 기념 전시회 등
• 원기106년 박용덕 교무 교단 초기역사 취재녹음 테이프 기증, 황인철 교무 초기 중요행정기록물 기증, 기록관리업무 전문성 강화.
• 원기107년 원불교 기록유산 아카이브 구축 사업 검토 및 추진 계획
• 원기108년 기록관리소로 명칭변경 고대진 소장 사령, 고원국 사업단장 사령, 처리과 기록관리업무 연구, 오선허 교무 기록유산사업단 연구원 인사, 원불교기록유산사업단 발족, 기록유산자료총서 제1권~제3권 발행.
• 원기109년 익산성지100주년 기념사진전, 국제부 번역사업 기록물 이관, 기록유산사업단 총서 제4권~제5권 발행, 기록물관리시스템 개발 진행
• 원기110년 기록물관리시스템 자체 구축, 정책연구소 연구성과물 아카이브 구축, 원불교출판사 전자기록물 이관, 사업단, 동국대학교 불교아카이브 견문, 기록물관리시스템 오픈.
• 원기111년 기록관리소 공개자료실 구축 및 공개업무 시작,