기록관리소 업무시스템 사용자 메뉴얼 - 메일전송 기능 문서 원본 보기

====== 이메일 발송 시스템 사용자 매뉴얼 ======

> **대상:** 관리자 · 운영회원 · 업무회원

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====== 목차 ======
  * [[#1. 개요|1. 개요]]
  * [[#2. 접속 및 권한|2. 접속 및 권한]]
  * [[#3. 화면 구성|3. 화면 구성]]
  * [[#4. 이메일 발송|4. 이메일 발송]]
    * [[#4.1 수신자 지정 방법|4.1 수신자 지정 방법]]
    * [[#4.2 제목 및 내용 입력|4.2 제목 및 내용 입력]]
    * [[#4.3 첨부파일 추가|4.3 첨부파일 추가]]
    * [[#4.4 발송 실행|4.4 발송 실행]]
  * [[#5. 발송 기록 확인|5. 발송 기록 확인]]
  * [[#6. 수신 메일 확인|6. 수신 메일 확인]]
    * [[#6.1 메일 목록 보기|6.1 메일 목록 보기]]
    * [[#6.2 메일 내용 읽기|6.2 메일 내용 읽기]]
    * [[#6.3 첨부파일 다운로드|6.3 첨부파일 다운로드]]
  * [[#7. 자주 묻는 질문|7. 자주 묻는 질문]]

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====== 1. 개요 ======
이메일 발송 시스템은 시스템 내 등록된 사용자 또는 외부 이메일 주소로 이메일을 발송하고, 수신된 메일을 확인할 수 있는 기능입니다.

^ 기능 ^ 설명 ^
| **이메일 발송** | 개인·그룹·직접 입력 수신자에게 이메일 발송 |
| **발송 기록** | 과거 발송 내역 및 성공/실패 여부 확인 |
| **수신 메일** | 받은 메일함 목록 조회 및 첨부파일 다운로드 |

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====== 2. 접속 및 권한 ======
  * **메뉴 경로:** 상단 메뉴 → 문서관리 → **이메일 발송**
  * **접근 가능 권한:** 관리자, 운영회원, 업무회원
  * //이용회원은 해당 메뉴에 접근할 수 없습니다.//
  * 로그인하지 않은 상태에서 접근하면 로그인 페이지로 자동 이동합니다.

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====== 3. 화면 구성 ======
화면 상단에 세 개의 탭이 구성되어 있습니다.

<code>
┌─────────────┬──────────────┬──────────────┐
│  이메일 발송 │  발송 기록   │  수신 메일   │
└─────────────┴──────────────┴──────────────┘
</code>

^ 탭 ^ 설명 ^
| **이메일 발송** | 이메일 작성 및 발송 화면 |
| **발송 기록** | 이전 발송 내역 목록 (최근 20건) |
| **수신 메일** | 받은 메일함 목록 (최근 30건) |

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====== 4. 이메일 발송 ======

===== 4.1 수신자 지정 방법 =====
**수신자 유형** 드롭다운에서 세 가지 방식 중 하나를 선택합니다.

#### ① 직접 입력 (기본값)
이메일 주소를 직접 입력합니다. 여러 명에게 보낼 때는 쉼표(`,`)로 구분합니다.
> 예시: hong@example.com, kim@example.com, lee@example.com

#### ② 사용자 선택
시스템에 등록된 사용자 중에서 선택합니다.
^ 기능 ^ 사용 방법 ^
| **검색** | 이름, 법명, 이메일로 검색 |
| **역할 필터** | 이용회원 / 업무회원 / 운영회원 / 관리자 별 필터링 |
| **다중 선택** | ''Ctrl'' 키를 누른 채 클릭하여 여러 명 선택 |
| **전체 선택** | [전체 선택] 버튼 클릭 |
| **선택 해제** | [전체 해제] 버튼 클릭 |

:::info
화면 하단에 **"N명 선택됨"** 배지로 현재 선택 인원을 확인할 수 있습니다.
:::

#### ③ 그룹 선택
미리 등록된 그룹을 선택하면 해당 그룹의 모든 구성원에게 일괄 발송됩니다.

===== 4.2 제목 및 내용 입력 =====
^ 항목 ^ 설명 ^
| **제목** | 필수 입력, 최대 255자 |
| **내용** | 필수 입력, 자유 형식 텍스트 |

===== 4.3 첨부파일 추가 =====
  * **최대 용량:** 파일 1개당 300MB 이하
  * **지원 형식:** PDF, Word(doc/docx), Excel(xls/xlsx), PowerPoint(ppt/pptx), 텍스트(txt), 이미지(jpg/jpeg/png/gif), 압축파일(zip/rar)
  * 여러 파일을 동시에 선택할 수 있습니다.
  * 300MB를 초과한 파일은 자동으로 제외되며, 발송 후 제외된 파일명이 결과 메시지에 표시됩니다.

===== 4.4 발송 실행 =====
  1. 작성 완료 후 **[이메일 발송]** 버튼을 클릭합니다.
  2. 발송 중에는 화면에 **로딩 안내 메시지**가 표시됩니다. 창을 닫거나 새로고침하지 마세요.
  3. 발송 완료 후 자동으로 **발송 기록 탭**으로 이동합니다.
  4. 화면 상단에 발송 결과 메시지가 표시됩니다.

^ 결과 메시지 ^ 의미 ^
| 이메일이 성공적으로 발송되었습니다. | 전원 발송 성공 |
| 이메일이 부분적으로 발송되었습니다. N명 성공, N명 실패. | 일부 발송 실패 |
| 이메일 발송에 실패했습니다. | 전원 발송 실패 |

> **[초기화]** 버튼을 클릭하면 작성 중인 내용이 모두 지워집니다.

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====== 5. 발송 기록 확인 ======
**발송 기록** 탭에서 최근 20건의 발송 내역을 확인할 수 있습니다.

===== 목록 컬럼 설명 =====
^ 컬럼 ^ 내용 ^
| **발송일시** | 이메일을 발송한 날짜와 시각 |
| **발송자** | 발송을 실행한 계정명 |
| **제목** | 이메일 제목 (40자 초과 시 말줄임 표시) |
| **수신자** | 수신자 이메일 (3명 초과 시 "+N명" 형식 표시) |
| **상태** | 성공 / 부분 성공 / 실패 |
| **상세** | [상세] 버튼으로 발송 세부 내역 팝업 확인 |

===== 상태 배지 색상 =====
^ 색상 ^ 상태 ^ 설명 ^
| %%color:green|초록(success)%% | **성공** | 모든 수신자 발송 완료 |
| %%color:orange|노랑(warning)%% | **부분 성공** | 일부 수신자에게만 발송됨 |
| %%color:red|빨강(danger)%% | **실패** | 발송 실패 |

===== 상세 팝업 =====
[상세] 버튼을 클릭하면 팝업 창에서 다음 정보를 확인할 수 있습니다.
  * 발송일시, 발송자
  * 수신자 전체 목록
  * 발송 성공/실패 수
  * 실패한 경우 실패 이메일 목록 및 오류 내용

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====== 6. 수신 메일 확인 ======

===== 6.1 메일 목록 보기 =====
**수신 메일** 탭을 클릭하면 받은 메일함의 최근 30건이 목록으로 표시됩니다.

^ 컬럼 ^ 내용 ^
| **상태** | **안읽음** (파란 배지) / **읽음** (회색 배지) |
| **보낸사람** | 발신자 이메일 주소 |
| **제목** | 메일 제목 |
| **수신일시** | 메일이 수신된 날짜와 시각 |
| **보기** | [읽기] 버튼으로 본문 열기 |

  * 읽지 않은 메일은 **굵은 글씨**로 표시됩니다.
  * [새로고침] 버튼을 클릭하면 목록을 다시 불러옵니다.

===== 6.2 메일 내용 읽기 =====
[읽기] 버튼을 클릭하면 화면 위에 팝업 창이 열리며 메일 내용이 표시됩니다.

**[팝업 포함 정보]**
  * 보낸사람 / 수신일시
  * 메일 본문 (HTML 메일은 원본 서식 그대로, 텍스트 메일은 일반 텍스트로 표시)
  * 첨부파일 목록 및 다운로드 버튼

※ 메일을 읽으면 목록의 상태 배지가 자동으로 **읽음**으로 변경됩니다.

**[팝업 닫기 방법]**
  * 팝업 우상단 **×** 버튼 클릭
  * [닫기] 버튼 클릭
  * 팝업 바깥 영역 클릭

===== 6.3 첨부파일 다운로드 =====
메일 읽기 팝업 하단의 **첨부파일** 영역에서 파일명 옆 **[다운로드]** 버튼을 클릭합니다.
  * 클릭 즉시 파일이 다운로드됩니다.
  * 한글 파일명도 정상적으로 저장됩니다.
  * 별도 임시 저장 없이 서버에서 직접 전송됩니다.

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====== 7. 자주 묻는 질문 ======

**Q. 이메일 발송 후 화면이 오래 머눕니다.**
A. 수신자가 많거나 첨부파일 용량이 클 경우 발송에 시간이 걸릴 수 있습니다. 로딩 메시지가 표시되는 동안 기다려 주세요. 창을 닫으면 발송이 중단될 수 있습니다.

**Q. 일부 수신자에게만 전송됐다고 나옵니다.**
A. 해당 수신자의 이메일 주소가 잘못됐거나, 수신 서버에서 거부한 경우입니다. 발송 기록 상세 팝업에서 실패한 이메일 주소와 오류 내용을 확인하세요.

**Q. 첨부파일이 "제외됐다"는 메시지가 나옵니다.**
A. 첨부파일 크기가 300MB를 초과하면 자동으로 제외됩니다. 파일을 압축하거나 분할하여 첨부하세요.

**Q. 수신 메일 탭에 메일이 보이지 않습니다.**
A. 받은 메일이 없거나 서버 연결에 문제가 있을 수 있습니다. [새로고침] 버튼을 클릭해 보고, 문제가 지속되면 관리자에게 문의하세요.

**Q. 다운로드 버튼을 눌렀는데 웹 문서(htm)로 저장됩니다.**
A. 브라우저 캐시 문제일 수 있습니다. 페이지를 새로고침(F5) 후 다시 시도해 주세요.

**Q. 그룹에 속한 일부 회원은 이메일이 없어 발송이 안 됩니다.**
A. 이메일 주소가 등록되지 않은 회원은 자동으로 건너뜁니다. 해당 회원의 프로필에서 이메일을 등록해 주세요.

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> **문의:** 시스템 관리자