요양원 문서 유통 및 기록 시스템 구축 계획서

■ 익산원광요양원·주간보호센터

구축 목적

요양원에서 업무로 유통 하는 문서와 수신 발신 대장 기록을 한 시스템에 의하여 실행 되도록 하여 업무의 효율성을 높인다.

현행진단

• 직원이 문서 도구와 서식을 활용하여 작성된 문서나 결재 완성한 문서를 종이로 출력하여 결재 후 스캔 파일을 준비한다.
• 문서를 보내기 전 또는 후에 문서수발대장(엑셀 등)에 기록한다.
• 전송도구 : SNS 또는 메일 등
• 전송 후 원본 파일은 공유 폳더에 보관.

유통문서등록시스템

• 업무 맥락 : 수신 또는 발신 유통 문서파일 → 문서수발 등록(첨부파일) → 자동발신 →발신기록 → 완료
• 등록위치 : 요양원 아카이브 시스템
• 아카이브 메뉴 : 전자결재 → 문서수발
• 기술항목 : 문서번호 발신자, 수신처,