교화연구소의 업무 분류표 예시
■ 교화연구소
핵심 설계 원칙
- 업무 중심이 아니라 기록 중심
- 반복업무는 하나의 “업무군”으로 묶고, 세부 절차는 분류표가 아니라 업무 매뉴얼에서 관리
- 프로젝트는 모두 동일한 구조로 분류
- 아카이브는 산출물 중심으로 단순화
1. 대분류 체계(3단계)
| 코드 | 대분류 | 설명 |
|---|---|---|
| A | 반복업무 기록 | 매월·매년 반복되는 정형 업무에서 생성되는 기록 |
| B | 프로젝트 기록 | 기간·목표가 명확한 비정기 업무에서 생성되는 기록 |
| C | 아카이브(산출물) | 연구·발행·회의 등 완료된 결과물 중심의 기록 |
2. 중분류 및 소분류(최소 단위로 단순화)
A. 반복업무 기록
반복업무는 페이지에서 정의된 6개 업무군을 그대로 중분류로 사용합니다.
| 코드 | 중분류(업무군) | 소분류(기록유형) | 근거 |
|---|---|---|---|
| A1 | 월간교화 | 기획·원고·편집본·PDF·회의록 | 월간교화 업무 정의 |
| A2 | 교화단마음공부 | 기획·원고·시안·PDF·의견수렴 | 업무 정의 |
| A3 | 정기연구발표 | 기획·발표문·토론문·영상·자료집 | 업무 정의 |
| A4 | 교재개발·보급 | 기획·원고·시안·홍보·정산 | 업무 정의 |
| A5 | 도서·자료관리 | 수집·목록·대출·정리 | 업무 정의 |
| A6 | 행정·일지 | 일지·정기감사·행정문서 | 반복업무 항목에 포함 |
B. 프로젝트 기록
프로젝트는 업무 종류가 다양하므로 모든 프로젝트를 동일한 구조로 분류합니다.
| 코드 | 중분류 | 소분류(기록유형) | 설명 |
|---|---|---|---|
| B1 | 프로젝트 공통 | 기획서 / 회의록 / 진행기록 / 산출물 / 평가 | 모든 프로젝트에 동일 적용 |
| B1-1 | (프로젝트명) | 기획서 | 예: 홈페이지 구축 기획서 |
| B1-2 | (프로젝트명) | 회의록 | 내부·외부 협의 포함 |
| B1-3 | (프로젝트명) | 진행기록 | 일정표·업무일지 |
| B1-4 | (프로젝트명) | 산출물 | 결과보고서·디자인·매뉴얼 |
| B1-5 | (프로젝트명) | 평가 | 사후평가·정리 |
※ 프로젝트명은 “홈페이지 구축”, “연구 의뢰 체계 수립” 등 페이지에 명시된 항목을 그대로 사용
C. 아카이브(산출물 중심)
아카이브는 업무가 아니라 결과물 유형으로 분류합니다.
| 코드 | 중분류 | 소분류 | 근거 |
|---|---|---|---|
| C1 | 연구 결과물 | 연구보고서·논문·자료집 | 연구결과물 아카이브 정의 |
| C2 | 회의·대화 기록 | 내부회의록·외부협의록 | 아카이브 정의 |
| C3 | 발행물 | 월간교화·교화단마음공부·교재 PDF | “발행물은 현장에 전달” 원칙 |
| C4 | 영상·음원 | 연구발표 영상·인터뷰 | 정기연구발표 영상 업로드 |
| C5 | 인사이트 메모 | 연구메모·현장조사 | 아카이브 정의 |
3. 기록관리 흐름과 연계된 분류 방식
업무 흐름은 다음과 같아요:
DB 등록 → 실행·기록 → 아카이브 이동 → 공개
이를 분류표에 적용하면:
- DB 등록 단계: A(반복업무) 또는 B(프로젝트) 코드 부여
- 실행·기록 단계: 해당 코드 아래 소분류로 기록 저장
- 아카이브 단계: 완료된 산출물은 C(아카이브)로 이동
- 공개 단계: PDF·영상 등은 C3·C4에 저장 후 공개처리
✔️ 이 분류표의 장점
1) 유지관리 용이
업무가 바뀌어도 대분류·중분류는 그대로 유지되고, 새로운 프로젝트는 B1 아래에만 추가하면 됨.
2) 기록관리 원칙과 일치
업무 흐름(등록→기록→아카이브→공개)을 그대로 반영.
3) 업무 매뉴얼과 분리
업무 절차는 페이지에 이미 상세히 있으므로 분류표는 “기록을 어디에 넣을지”만 담당.
4) 아카이브 중심의 단순 구조
결과물 중심으로 정리되어 재활용·검색이 쉬움.