요양원 아카이브 시스템

사용자 메뉴얼

📘 요양원 아카이브 시스템 실무 매뉴얼 (업무자용 · 기록물 통합관리 기준)

1. 시스템 기본 구조 이해하기

업무자는 아래 순서대로 데이터를 관리하게 돼:

코드

① 기관 등록  
② 처리과 등록  
③ 분류기준표 등록  
④ 직원 등록  
⑤ 입소자 등록  
⑥ 기록물(RECORD) 등록 및 조회

이 순서를 이해하면 시스템 전체 흐름이 자연스럽게 연결돼.

2. 기관 등록 메뉴얼

✔ 목적

요양원 또는 산하 기관을 시스템에 등록하는 단계.

✔ 업무 절차

기관 등록 메뉴 → 신규 등록
기관명 입력
기관코드 자동 생성 또는 직접 입력
주소/연락처 입력
저장

✔ 주의사항

기관코드는 변경하지 않는 것이 좋음
비활성 기관은 기록물 등록 불가

3. 처리과 등록 메뉴얼

✔ 목적

기관 내 부서를 등록하여 기록물의 소속을 명확히 함.

✔ 업무 절차

처리과 등록 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과명 입력
처리과코드 자동 생성
저장

✔ 주의사항

반드시 기관을 먼저 선택해야 함
처리과 비활성 시 해당 처리과의 기록물 신규 등록 불가

4. 분류기준표 등록 메뉴얼

✔ 목적

기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 표준화하여 통합관리 가능하게 함.

✔ 업무 절차

분류기준표 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과 선택
대분류 / 중분류 / 소분류 입력
분류코드 자동 생성
보존연한 입력
공개구분 선택(공개/부분공개/비공개)
저장

✔ 주의사항

분류기준표는 기록물 등록 시 자동으로 보존연한·공개구분을 가져옴
분류기준표 변경 시 기존 기록물에는 영향을 주지 않음(이력 보존)

5. 직원 등록 메뉴얼

✔ 목적

기록물 작성자·관리자를 시스템에서 식별하기 위함.

✔ 업무 절차

직원 등록 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과 선택
직원명 / 직위 / 연락처 입력
직원코드 자동 생성
저장

✔ 주의사항

직원은 반드시 기관·처리과에 소속되어야 함
퇴사자는 비활성 처리하여 기록물 작성자 목록에서 제외

6. 입소자 등록 메뉴얼

✔ 목적

입소자 개별 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등)을 관리하기 위함.

✔ 업무 절차

입소자 등록 메뉴 → 신규 등록
이름 / 생년월일 / 성별 입력
입소일 / 퇴소일 입력
보호자 정보 입력
호실 입력
저장

✔ 주의사항

입소자 기록물은 resident_id를 기반으로 관리됨
퇴소 후에도 기록물은 보존기간 동안 유지됨

7. 기록물(RECORD) 등록 메뉴얼

(시스템의 핵심)

기록물은 행정 기록물과 입소자 기록물 두 가지가 있음.

7-1. 행정 기록물 등록

✔ 업무 절차

기록물 등록 → 행정 기록물 선택
기관 선택
처리과 선택
분류기준표 선택 → 보존연한 자동 입력 → 공개구분 자동 입력
작성자(직원) 선택
제목 / 내용 입력
저장

✔ 주의사항

분류기준표를 반드시 선택해야 보존연한 관리가 가능
resident_id는 비워둠

7-2. 입소자 기록물 등록

✔ 업무 절차

기록물 등록 → 입소자 기록물 선택
입소자 선택
작성자(직원) 선택
(필요 시) 분류기준표 선택
제목 / 내용 입력
저장

✔ 주의사항

입소자 기록물은 resident_id가 필수
분류기준표는 선택적(케어기록지 등은 분류 없이도 가능)

8. 기록물 조회/검색 메뉴얼

✔ 검색 기준

기관별
처리과별
직원별
입소자별
분류기준표별
보존연한별
공개구분별
기간별

✔ 업무 팁

“보존기간 만료 예정” 필터를 활용하면 폐기 대상 문서를 쉽게 확인 가능
“입소자별 조회”는 케어기록지 관리에 매우 유용

9. 기록물 보존·폐기 관리 메뉴얼

✔ 자동 계산

기록물 등록 시 retention_period(보존연한) 자동 저장
created_date 기준으로 보존기간 만료일 계산 가능

✔ 업무 절차

보존기간 만료 조회 메뉴
만료된 기록물 확인
폐기 승인
폐기 처리(비활성 또는 삭제 정책에 따라)

10. 업무자가 알아야 할 핵심 요약

기관 → 처리과 → 분류기준표는 행정 기록물의 기본 구조
입소자 → 직원 → 기록물은 입소자 기록물의 기본 구조
RECORD 테이블 하나로 전체 기록물 통합 관리 가능
분류기준표는 보존연한·공개구분을 자동으로 가져오는 핵심
입소자 기록물은 별도 관리하지만 필요 시 분류기준표와 연계 가능
모든 기록물은 직원(employee_id)과 연결되어 책임 추적 가능