교령 제53호 문서관리규칙

제정 : 원기 78.09.04

제1장 총 칙

제1조(목적)

교헌 제66조에 의하여 교단의 행정을 동일한 문서 체계하에 통일적이고 신속 정확하게 수행하기 위하여 이를 제정한다.

제2조(적용범위)

교단의 기관 및 교당(이하 기관이라 한다)에서의 문서작성과 처리는 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정의 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. 문서: 교단의 기관 내부나 상호간 또는 대외적으로 공무상 작성·시행된 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 포함)와 접수 문서
2. 문서수발과: 기관 내 문서수발 사무를 주관하는 과
3. 문서주관과: 문서 내용의 처리를 주관하는 과
4. 집중관리: 처리 완결된 문서를 기관 단위로 문서주관과에서 일괄 보관
5. 분산관리: 과 단위로 주무과에서 처리 완결 문서를 보관
6. 보관: 문서 처리 완결 후 보존 전까지의 관리
7. 보존: 보관이 끝난 문서를 보존기간에 따라 관리
8. 이관: 보관 중 문서를 보존 필요에 따라 보존 주관처에 인계
9. 누년 일련번호: 연도 구분 없이 계속되는 번호
10. 연도별 일련번호: 매년 새로 시작되는 번호
11. 연도표시 일련번호: 연도표시-일련번호 형식
12. 결재권자: 기관장 및 위임받은 자

제4조(문서의 종류)

문서는 다음과 같이 구분한다.

1. 법규문서: 교규·교령·예규·수칙
2. 영달문서: 훈령·지시·일일명령 등 하급기관 지시 문서
3. 공고문서: 고시·공고 등 일반 공지 문서
4. 일반문서: 위 항목 외 모든 문서

제5조(문서의 성립·효력·책임)

1. 문서는 최종결재권자의 결재로 성립한다.
2. 문서는 상대자에게 도달 시 효력 발생. 공고문서는 공고 후 5일 경과 시 효력.
3. 문서 책임은 최종결재권자에게 있으며, 기안자·중간결재자는 집행 책임을 진다.

제2장 문서의 작성

제1절 일반사항

제6조(용지 규격)

문서는 원칙적으로 A4(210×297mm) 세로 사용.

제7조(문서의 용어)

1. 문서는 한글 가로쓰기, 표준어 사용. 필요 시 괄호 안 한자 병기.
2. 숫자는 아라비아 숫자 사용.
3. 날짜는 연.월.일 형식.
4. 시간은 24시간제, 시:분 표기.

제8조(용지 색깔 등)

1. 용지는 흰색.
2. 여백: 위 30mm, 좌·우·하 20mm.
3. 글자색: 검정 또는 청색.

제9조(수정)

문서 수정 시 수정자 날인. 중요한 수정은 난외에 자수 표시 후 날인.

제10조(면표시)

1. 문서가 2장 이상일 경우 전체면수/일련번호 표시.
2. 첨부물은 별도 면표시.

제11조(문서 표시)

관리통제, 지급, 인비·대외비 등 표시 규정.

제2절 문서의 구성

제12조(문서 구성)

발신문서는 두문·본문·결문으로 구성.

1. 두문: 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 수신기관
2. 본문: 제목, 내용, 첨부
3. 결문: 발신자 명의, 수신처

문서번호는 기관기호+문서분류번호+일련번호.

제13조(항목 구분)

1., 가., (1), (가), 1), 가) 순서로 항목 구분.

제14조(끝표시·첨부표시)

본문 끝에 “끝” 표시.

제15조(발신명의)

문서는 기관장 명의로 발신. 의명 시 “의명” 표시.

제16조(직인·계인·철인)

직인 사용 규정.

제17조(법규문서 서식)

법규문서는 조문형식, 누년 일련번호 사용.

제3장 문서의 처리

제1절 접수

제18조(문서 접수)

문서는 문서주관과에서 접수. 접수 시 문서처리인 날인.

제19조(문서 분류·처리)

문서처리 담당자 → 결재권자 → 처리지시 → 처리.

제2절 기안 및 시행

제20조(기안)

기안은 지정된 기안용지 사용.

제21조(수정기안)

수신 문서에 홍색으로 수정 표시 후 결재 가능.

제22조(일괄기안)

관련 문서는 일괄 기안 가능.

제23조(시행문 작성)

결재 후 시행문 작성, 문서주관과에서 발신.

제24조(보고문서 시행)

보고서는 시행문 생략 가능.

제25조(장부 처리)

경미한 문서는 장부 기입으로 처리 가능.

제26조(협조)

타 기관 관련 시 협조 서명 필요.

제3절 결재

제27조(결재)

결재자는 서명·날짜 기입. 중요 문서는 간인.

제28조(전결·대결·후결)

전결·대결·후결 규정.

제4절 발송

제29조(발송)

문서 발송대장 기록 후 발송.

제30조(문서수발부)

접수·발송대장 비치.

제31조(송신부·수신부)

전신 문서 기록부 비치.

제32조(장부 서식)

접수대장, 발송대장 등 서식 규정.

제5절 조복

제33조~37조

조복문서 작성·정본·부본·증빙·직인 규정.

제6절 문서통제

제38조~39조

문서통제인 지정, 통제사항(결재 여부, 중복 여부, 첨부 확인 등).

제4장 문서의 편철·보관

제40조(분류)

문서는 기능별 10진 분류.

제41조(1건철)

안건별 문서를 발생순으로 1건철 구성.

제42조~54조

보관철 사용, 편철방법, 색인목록, 서류함 배열, 미결문서 보관 등.

제55조~57조

집중관리·분산관리 규정.

제5장 문서의 보존

제58조(보존)

보관철은 생산기관·보존기간·분류번호·연도별 보존.

제59조(보존기간)

보존기간 6종:

1. 영구
2. 준영구(11년 이상)
3. 10년
4. 5년
5. 3년
6. 1년

제60조~63조

보존기간 변경, 기산일, 보존문서기록대장, 점검·소독 규정.

제6장 문서취급

제64조(제시·사본공개·누설 금지)

상사 지시 없이 문서 제시·누설 금지.

제65조(비밀문서)

비밀문서 특별 관리.

제66조(원본보존·사본폐기)

원본만 보존, 사본은 처리 후 폐기 가능.

제67조~69조

보존기간 경과 문서 폐기, 재생, 문서정리 규정.

부칙

1. 이 규칙은 원기 79년 1월 1일부터 시행한다.
2. 시행일로부터 처무규칙 일부 폐지.