기록관리업무 목적-가치성

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기록관리업무 목적에서 가치성

가치성(Value)은 기록관리학에서 기록이 생산·수집·보존·활용되어야 할 근거를 제공하는 본질적 속성으로, 기록관리 업무의 목적과 방향성을 규정하는 핵심 개념이다. 기록학적 관점에서 가치성은 기록의 보존 여부와 보존 기간을 결정하는 평가(Appraisal)의 이론적 토대를 이루며, 나아가 기록이 개인·조직·사회·역사에 기여하는 다층적 의미를 탐구하는 분석 틀로 기능한다. 투명성, 효율성과 함께 기록관리 업무의 3대 목적 가운데 하나로, 이 세 가치는 상호 의존적으로 작동하며 기록관리의 정당성을 구성한다.

개념적 배경

기록의 가치에 관한 체계적 논의는 20세기 중반 테오도르 쉘렌버그(Theodore Schellenberg)에 의해 이론화되었다. 쉘렌버그는 방대하게 증가하는 공공기록의 선별 문제를 해결하기 위해 기록의 가치를 1차적 가치(Primary Value)와 2차적 가치(Secondary Value)로 구분하는 이원론적 체계를 제시하였다. 이 체계는 이후 수십 년간 기록 평가의 표준 틀로 자리잡았으며, 이후 마크 그린·프랑크 뷔링거 등 후속 기록학자들에 의해 사회적·문화적 맥락을 반영한 방향으로 심화·확장되었다.

포스트모던 기록학의 등장과 함께, 테리 쿡(Terry Cook)은 기록의 가치가 기록 자체에 내재한 고정된 속성이 아니라 기록학자의 능동적 판단과 사회적 협상을 통해 구성되는 것임을 주장하였다. 이 관점은 가치성 개념을 객관적 발견의 문제에서 해석학적·윤리적 실천의 문제로 전환시켰다.

가치성의 분류 체계

1차적 가치

1차적 가치는 기록을 생산한 기관이나 개인이 현용(Current Use) 목적으로 활용하는 가치로, 기록의 행정적 유효기간 동안 유지된다.

행정적 가치(Administrative Value)

업무의 지속성과 일관성을 확보하기 위해 기록이 현재 또는 미래의 행정 활동에서 참조·활용될 수 있는 가치이다. 정책 결정의 선례, 업무 절차의 근거, 인사·예산 기록 등이 해당한다.

법적 가치(Legal Value)

기록이 권리·의무 관계를 증명하거나 법적 분쟁에서 증거로 기능할 수 있는 가치이다. 계약서, 인허가 문서, 소송 관련 기록 등이 대표적이며, 관련 법령이 정한 소멸시효 및 제척기간과 직결된다.

재정적 가치(Fiscal Value)

기관의 재정 활동—예산 편성·집행·결산·감사—과 관련된 기록이 지니는 가치로, 회계 감사 및 부정행위 조사에서의 활용 가능성을 포함한다.

증거적 가치(Evidential Value)

기록을 생산한 기관의 조직 구조, 기능, 정책, 의사결정 과정을 증언하는 가치로, 쉘렌버그 이론의 핵심 축을 이룬다. 기관의 설치·폐지, 조직 개편, 주요 정책 결정 문서 등이 해당한다.

2차적 가치

2차적 가치는 기록을 생산한 기관이 아닌 외부의 연구자·시민·후세대가 기록을 활용함으로써 발생하는 가치로, 영구 보존 여부 결정의 핵심 기준이 된다.

정보적 가치(Informational Value)

기록에 담긴 사람·장소·사건·현상에 관한 정보가 역사 연구, 정책 분석, 학술 연구 등에 활용될 수 있는 가치이다. 인구 통계, 토지 조사, 사회경제 지표 등이 대표적이다.

역사적 가치(Historical Value)

특정 시대의 사회·문화·정치·경제적 맥락을 재현하고 후세의 역사 서술에 기여하는 가치이다. 정보적 가치의 상위 개념으로, 시간이 경과할수록 증대하는 특성을 지닌다.

문화적 가치(Cultural Value)

기록이 특정 공동체의 정체성, 집단 기억, 문화유산으로서 기능하는 가치이다. 유네스코의 세계기록유산 프로그램은 이 가치의 국제적 제도화를 보여주는 대표적 사례이다.

쉘렌버그의 가치 분류 체계

구분	가치 유형	주요 이용자	보존 기간
1차적 가치	행정적 가치	생산기관	현용 기간
	법적 가치	생산기관·법원	소멸시효 기간
	재정적 가치	생산기관·감사기관	회계 감사 주기
	증거적 가치	생산기관·감독기관	기관 존속 기간
2차적 가치	정보적 가치	연구자·시민	장기·영구
	역사적 가치	역사학자·후세대	영구
	문화적 가치	공동체·국제사회	영구

가치성 평가(Appraisal)의 이론과 방법론

거시평가론(Macroappraisal)

테리 쿡이 캐나다 국립기록원에서 발전시킨 거시평가론은 개별 기록이 아닌 기록 생산 기능과 사회적 맥락을 평가의 출발점으로 삼는다. 이 방법론은 국가 전체의 기록 생산 지형을 조망하고, 사회에서 가장 중요한 기능과 시민-국가 간 상호작용을 기록화하는 데 자원을 집중한다.

문서화 전략(Documentation Strategy)

헬렌 사무엘스(Helen Samuels)가 제안한 문서화 전략은 단일 기관이 아닌 특정 주제·지역·기능을 중심으로 여러 기록 보존 기관이 협력하여 기록의 가치를 평가하고 수집하는 접근법이다. 이는 사회적으로 중요하나 어느 한 기관에서도 충분히 기록화되지 않는 영역—여성사, 소수자 역사, 지역사 등—의 가치성을 보완하는 데 유효하다.

기능분석(Functional Analysis)

기록 생산기관의 기능과 활동을 분석하여 어떤 기능이 가장 중요한 기록을 생산하는지를 파악하고, 이를 바탕으로 가치 있는 기록을 선별하는 방법론이다. ISO 15489와 업무분류체계(BCS)는 이 방법론의 제도적 표현으로 볼 수 있다.

가치성과 타 원칙과의 관계

가치성과 투명성

기록의 가치성은 기록이 실제로 존재하고 접근 가능할 때 비로소 실현된다. 가치 있는 기록이 은폐되거나 비공개로 묶일 경우, 그 가치는 사장된다. 따라서 투명성은 가치성의 사회적 실현 조건으로 기능한다. 반대로, 가치성이 명확히 규명된 기록일수록 공개의 당위성도 강화된다.

가치성과 효율성

효율적 기록관리는 가치 있는 기록에 자원을 집중하고 가치 없는 기록을 적시에 폐기함으로써 달성된다. 즉, 가치성의 정확한 평가는 효율성의 전제 조건이다. 잘못된 가치 평가—과소평가로 인한 조기 폐기, 과대평가로 인한 불필요 보존—는 모두 효율성을 저해한다.

가치성과 책임성

증거적 가치와 법적 가치를 지닌 기록의 보존은 기관의 행위에 대한 사후 검증을 가능하게 함으로써 책임성을 제도적으로 뒷받침한다. 가치성 평가가 왜곡될 경우—특히 불리한 기록의 가치를 의도적으로 낮게 평가하여 폐기하는 경우—이는 책임성의 구조적 훼손으로 이어진다.

한국의 제도적 구현

한국은 공공기록물 관리에 관한 법률 및 기록관리기준표를 통해 기록 가치성 평가를 제도화하고 있다.

• 보존기간 구분: 영구·준영구·30년·10년·5년·3년·1년의 7단계 체계로 가치의 차등화
• 영구기록물 지정: 역사적·증거적 가치가 현저한 기록의 국가기록원 이관 의무화
• 기록관리기준표: 단위과제별 보존기간·보존장소·공개여부를 사전 결정하는 가치 평가 도구
• 평가심의위원회: 보존기간 만료 기록에 대한 전문가 집단의 재평가 절차

한국 공공기록물 보존기간 기준과 가치 유형

보존기간	해당 가치 유형	주요 기록 예시
영구	역사적·증거적·문화적 가치	법령·조약·정책 결정, 기관 설치·폐지 문서
준영구	높은 증거적·법적 가치	개인 신분 관련 기록, 재산권 관련 기록
30년	장기 행정적·법적 가치	주요 사업 관련 계약·결과 기록
10년·5년	중기 행정적·재정적 가치	일반 행정 처리, 예산 집행 관련 기록
3년·1년	단기 행정적 가치	일상적 업무 연락, 단순 민원 처리

디지털 환경에서의 가치성

빅데이터와 가치의 재발견

디지털 전환은 과거에는 가치 없다고 판단되어 폐기되었을 대량의 일상 기록에 새로운 가치를 부여하였다. 행정 처리 로그, 센서 데이터, 소셜미디어 아카이브 등은 빅데이터 분석 기법을 통해 역사적·정책적 가치를 발현할 수 있다. 이는 기존의 가치 평가 기준을 근본적으로 재검토할 것을 요구한다.

알고리즘 의사결정 기록의 가치성

인공지능 기반 행정 결정이 확산됨에 따라, 알고리즘의 설계 원리·학습 데이터·결정 로그는 높은 증거적·법적 가치를 지니는 새로운 유형의 기록으로 부상하고 있다. 그러나 이에 대한 기록화 기준과 보존 방법론은 아직 국제적으로 정립 단계에 있다.

디지털 기록의 가치 감쇠 위험

디지털 기록은 기술 환경 변화에 따른 포맷 구식화(Format Obsolescence)와 매체 열화(Media Degradation)로 인해 물리적 손상 없이도 접근 불가능 상태에 빠질 수 있다. 이는 가치 있는 기록이 평가와 무관하게 실질적으로 소멸하는 결과를 낳으며, 디지털 보존(Digital Preservation) 전략을 가치성 관리의 필수 구성 요소로 만든다.

가치성 평가의 윤리적 쟁점

가치성 평가는 필연적으로 선택과 배제를 수반하며, 이 과정에서 다음과 같은 윤리적 문제가 제기된다.

• 권력의 비대칭성: 주류 집단의 기록은 과대 보존되고, 소수자·피억압 집단의 기록은 과소 보존되는 구조적 편향
• 평가자의 현재주의: 현재의 가치 기준으로 미래의 활용 가능성을 판단하는 인식론적 한계
• 의도적 가치 축소: 기관에 불리한 기록을 낮은 가치로 평가하여 폐기하는 권력 남용 가능성
• 디지털 격차: 기술 자원이 부족한 기관·국가의 디지털 기록이 구조적으로 낮은 보존율을 보이는 문제

이러한 윤리적 쟁점은 가치성 평가가 단순한 기술적 판단이 아니라 사회적 권력과 기억의 정치학과 맞닿아 있음을 상기시킨다.

결론

기록관리 업무에서 가치성은 기록의 생산·보존·활용·폐기 전 과정을 관통하는 근본적 판단 기준이다. 쉘렌버그의 이원적 가치론에서 출발하여 포스트모던 기록학의 사회적 구성 이론, 거시평가론, 문서화 전략으로 발전해 온 가치성 논의는 디지털 전환과 함께 빅데이터·AI 기록이라는 새로운 도전 앞에 서 있다.

가치성의 정확하고 공정한 평가는 효율성과 투명성을 동시에 실현하는 출발점이며, 기록전문직의 전문성과 윤리적 책임이 가장 집약적으로 요구되는 영역이다. 어떤 기록을 보존하고 어떤 기록을 폐기할 것인가의 결정은 곧 어떤 과거를 기억하고 어떤 미래를 설계할 것인가의 문제와 다르지 않다.

참고문헌

• Schellenberg, T. R. (1956). Modern Archives: Principles and Techniques. University of Chicago Press.
• Cook, T. (1992). Mind over matter: Towards a new theory of archival appraisal. In B. Craig (Ed.), The Archival Imagination. ACA.
• Samuels, H. W. (1991). Improving our disposition: Documentation strategy. Archivaria, 33, 125–140.
• Duranti, L. (1994). The concept of appraisal and archival theory. American Archivist, 57(2), 328–344.
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• 설문원 (2014). 기록평가론의 쟁점과 과제. 『기록학연구』, 41, 3–50.
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