요양원 아카이브 시스템 사용자 메뉴얼: 두 판 사이의 차이

다음 편집 →

시각위키텍스트

2026년 5월 10일 (일) 17:02 판

■ 익산원광요양원·주간보호센터

# 익산원광요양원 아카이브 시스템 사용자 매뉴얼

**버전**: 2.0

**작성일**: 2026년 5월 10일

**시스템명**: 익산원광요양원 아카이브 (Archive System)

---

## 목차

1. [시스템 개요](#1-시스템-개요)

2. [접속 및 로그인](#2-접속-및-로그인)

3. [권한 체계](#3-권한-체계)

4. [홈 화면](#4-홈-화면)

5. [알림판](#5-알림판)

6. [아카이브 기록물 관리](#6-아카이브-기록물-관리)

- 6.1 기록물 목록

- 6.2 기록물 검색

- 6.3 기록물 등록

- 6.4 기록물 상세보기

- 6.5 기록물 수정 / 삭제

7. [이용자 메뉴](#7-이용자-메뉴)

- 7.1 시설안내

- 7.2 이용신청

- 7.3 후원공덕

8. [업무링크](#8-업무링크)

9. [기관관리 (관리자 전용)](#9-기관관리-관리자-전용)

- 9.1 관리자 대시보드

- 9.2 기관 등록

- 9.3 처리과 관리

- 9.4 분류기준표

- 9.5 기록물 유형

- 9.6 업무자(직원) 관리

- 9.7 입소자 관리

10. [SMS 문자 발송](#10-sms-문자-발송)

11. [파일 첨부 및 다운로드](#11-파일-첨부-및-다운로드)

12. [자주 묻는 질문 (FAQ)](#12-자주-묻는-질문-faq)

---

## 변경 이력

| 버전 | 날짜 | 주요 변경 내용 |

|------|------|----------------|

| 1.0 | 2026-05-05 | 최초 작성 |

| 2.0 | 2026-05-10 | 관리자 대시보드, SMS 발송, 분류기준표 소분류·소트, 기관 등록 확장 필드, 이용신청·후원공덕 상세 기능, 시설안내 DB 연동 추가 |

---

## 1. 시스템 개요

익산원광요양원 아카이브 시스템은 요양원의 모든 기록물(행정, 직원인사, 입소자, 의무간호 등)을 체계적으로 등록·보존·검색·관리하기 위한 웹 기반 문서관리 시스템입니다.

### 주요 기능

| 기능 | 설명 |

|------|------|

| 기록물 등록/수정/삭제 | 기록물 코드 자동 생성, 다중 파일 첨부 |

| 기록물 목록/검색 | 유형·처리과·공개구분·날짜 필터, 전문 검색 |

| 알림판 | 공지사항·행사·교육자료 등 게시 및 파일/링크 첨부, SMS 알림 발송 |

| 기관 관리 | 기관·처리과·직원·입소자·분류기준표 관리 |

| 관리자 대시보드 | 시스템 통계 현황, SMS 설정, 보존 만료 경보 |

| 업무링크 | 주요 외부 업무 사이트 바로가기 관리 |

| 이용자 안내 | 시설안내·이용신청(온라인 접수)·후원공덕 페이지 |

| SMS 발송 | 문자나라 API 연동, 처리과별·개별 직원 발송 |

### 기술 스택

- **서버**: PHP 8.x, MySQL (MariaDB)

- **프론트**: Bootstrap 5.3, Font Awesome 6.5

- **보안**: PDO Prepared Statement, CSRF 토큰, 세션 인증, MIME 이중 검증

- **외부 연동**: 문자나라 SMS API

---

## 2. 접속 및 로그인

### 접속 주소

```

http://[서버주소]/archive/

```

### 로그인

1. 상단 내비게이션의 **[로그인]** 버튼 클릭

2. 관리자로부터 발급받은 **아이디**와 **비밀번호** 입력

3. **[로그인]** 버튼 클릭

> **비밀번호 분실** 시 시스템 관리자(admin 권한)에게 문의하여 재설정 요청

### 로그아웃

- 우측 상단 사용자명 클릭 → **[로그아웃]** 선택

---

## 3. 권한 체계

시스템은 3단계 권한으로 운영됩니다.

| 권한 | 영문코드 | 접근 범위 |

|------|----------|-----------|

| **시스템 관리자** | `admin` | 전체 기능 + 기관관리 메뉴 전체 + 대시보드 |

| **관리자(업무자)** | `manager` | 기록물 전체 관리, 알림판 작성·SMS 발송, 일부 관리 기능 |

| **일반 직원** | `staff` | 기록물 조회·등록, 본인 작성 기록물 수정 |

> - **비공개** 기록물은 `admin` 권한만 열람 및 파일 다운로드 가능합니다.

> - 기록물 삭제는 관리자 또는 본인 작성 기록물에 한해 가능합니다.

> - `manager` 이상 권한은 알림판 SMS 발송 기능 및 잔액 조회가 가능합니다.

---

## 4. 홈 화면

홈 화면(`/archive/index.php`)은 시스템의 대시보드 역할을 합니다.

### 구성 요소

```

┌──────────────────────────────────────────────┐

│ 히어로 배너 (기록물 등록 / 검색 바로가기) │

├──────────────────────────────────────────────┤

│ 알림판 최신 흐름 (공지 제목 자동 스크롤) │

├──────────────────────────────────────────────┤

│ 아카이브 현황 통계 (전체 / 유형별 건수) │

├──────────────────────────────────────────────┤

│ 최신 기록물 카드 (유형별 최근 4건) │

├──────────────────────────────────────────────┤

│ 처리과별 기록물 현황 (바 차트) │

└──────────────────────────────────────────────┘

```

### 알림판 흐름 (Ticker)

- 고정공지 우선, 최신 5개 제목이 좌→우 방향으로 자동 흐릅니다.

- **마우스를 올리면 일시정지**, 제목 클릭 시 해당 공지로 이동합니다.

- 우측 **[더보기]** 클릭 시 알림판 목록으로 이동합니다.

---

## 5. 알림판

메뉴 **[알림판]** (`/archive/notice.php`)

### 5.1 목록 화면

- **유형 탭** 필터: 전체알림 / 이용자 / 직원공유 / 행사알림 / 일정·할일 / 업무지침 / 교육자료 / 일반자료

- **분류 뱃지** 필터: 등록된 분류 태그로 빠른 필터링

- **제목/내용 검색**: 상단 검색창 이용

- 📌 **공지 고정** 게시물은 상단에 노란 배경으로 표시

- 📎 첨부파일, 🔗 링크 포함 여부 아이콘 표시

### 5.2 상세보기

게시물 클릭 시 상세 내용을 볼 수 있습니다.

| 구성 요소 | 설명 |

|-----------|------|

| 유형/분류 뱃지 | 게시물 분류 표시 |

| 본문 내용 | 리치 텍스트(Summernote 에디터) |

| YouTube 임베드 | 관련 링크에 YouTube URL 포함 시 플레이어 자동 삽입 |

| 첨부 이미지 갤러리 | 썸네일 표시, 클릭 시 원본 이미지 모달 |

| 관련 링크 | 버튼 형태로 외부 링크 표시 |

| 첨부파일 목록 | PDF 미리보기 + 다운로드, 기타 파일 다운로드 |

#### 이미지 미리보기 모달 조작법

| 동작 | 기능 |

|------|------|

| 마우스 휠 스크롤 | 커서 위치 기준 확대/축소 (0.5×~10×) |

| 마우스 드래그 | 확대 상태에서 이미지 이동 |

| 더블클릭 | 원본 크기로 초기화 |

| 터치 핀치 | 모바일 두 손가락 핀치 줌 |

| 우측 하단 버튼 | `+` 확대 / `-` 축소 / 초기화 |

| 다운로드 버튼 | 원본 파일 다운로드 |

### 5.3 글쓰기 / 수정 (관리자·업무자)

상단 **[글쓰기]** 버튼 클릭 (`manager` 이상 권한만 표시)

| 입력 항목 | 설명 |

|-----------|------|

| 유형 | 8가지 게시물 유형 선택 |

| 분류 | 사용자 정의 분류 태그 (자동완성) |

| 제목 | 필수 입력 |

| 내용 | 리치 텍스트 에디터 (Summernote) |

| SEO 요약 | 검색결과 미리보기 문구 (자동 발췌 가능) |

| 파일 첨부 | 복수 파일, 기존 첨부 개별 삭제 가능 |

| 관련 링크 | 링크 제목 + URL 복수 등록 |

| 상단 공지 고정 | 📌 체크 시 목록 최상단 고정 |

| SMS 알림 발송 | 저장 시 직원에게 문자 자동 발송 (아래 5.4 참고) |

> **미리보기 탭**: 저장 전 본문 내용을 미리 확인할 수 있습니다.

### 5.4 SMS 알림 발송 (신규)

글쓰기/수정 화면 하단에 SMS 발송 옵션이 제공됩니다.

| 발송 대상 옵션 | 설명 |

|----------------|------|

| 발송 안 함 | SMS 미발송 (기본값) |

| 전체 직원 | 휴대폰 번호가 등록된 모든 재직 직원 |

| 처리과별 | 특정 처리과 직원만 선택 발송 |

| 개별 선택 | 직원 목록에서 수신자 개별 체크 선택 |

- 발송 내용: `[익산원광요양원 아카이브] 새 공지: {제목 30자 이내}`

- 90바이트 초과 시 LMS로 자동 전환

- SMS 설정이 활성화되어 있지 않거나 잔액이 부족하면 발송되지 않습니다.

---

## 6. 아카이브 기록물 관리

### 6.1 기록물 목록

메뉴 **[아카이브 > 목록]** (`/archive/archive_list.php`)

로그인한 모든 사용자가 접근 가능합니다.

**필터 옵션**

| 필터 | 설명 |

|------|------|

| 기관 | 등록된 기관 선택 |

| 처리과 | 처리과 선택 |

| 기록물 유형 | DB에 등록된 유형 목록 (동적 로드) |

| 공개구분 | 공개 / 부분공개 / 비공개 |

| 처리현황 | 현용 / 준현용 / 비현용 |

| 날짜 범위 | 문서 생성일 기준 기간 검색 |

| 검색어 | 제목, 내용, 기록물 코드 검색 |

- 비공개 기록물은 `admin` 권한만 목록에 표시

- 페이지당 20건 표시, 페이지네이션 제공

### 6.2 기록물 검색

메뉴 **[아카이브 > 검색]** (`/archive/archive_search.php`)

- 제목, 내용, 기록물 코드, **직원명**, **입소자명**까지 통합 검색

- 기관·처리과·유형·날짜 범위 복합 필터 지원

- 검색어 하이라이트 표시

### 6.3 기록물 등록

메뉴 **[아카이브 > 기록물 등록]** 또는 홈 화면 **[기록물 등록]** 버튼

#### 기록물 코드 자동 생성

기관과 처리과를 선택하면 다음 형식으로 코드가 자동 미리보기됩니다.

```

{기관코드}-{처리과코드}-{일련번호(4자리)}

예) IWY-GW-0001

```

> 코드는 저장 시 서버에서 확정 생성되며, 중복 없이 순차 부여됩니다.

#### 입력 항목 (기본 정보)

| 항목 | 필수 | 설명 |

|------|------|------|

| 기관 | ✅ | 소속 기관 선택 |

| 처리과 | ✅ | 기관 선택 시 해당 처리과만 표시 |

| 기록물 코드 | 자동 | 기관코드-처리과코드-일련번호 |

| 기록물 제목 | ✅ | 문서명 입력 |

| 기록물 유형 | ✅ | 라디오 버튼으로 유형 선택 |

| 관련 입소자 | 선택 | 유형이 '입소자'일 때 표시 |

| 관련 직원 | 선택 | 유형이 '직원인사'일 때 표시 |

| 기록물 내용 | 선택 | 메모, 요약 등 텍스트 입력 |

#### 입력 항목 (분류 정보)

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 분류기준표 | 선택 시 보존연한·공개구분 자동 입력 (대·중·소 분류 계층 표시) |

| 보존연한 | 기본 5년, 1~100년 입력 가능 |

| 공개구분 | 공개 / 부분공개 / 비공개 |

| 문서 생성일 | 기본값: 오늘 날짜 |

| 철/건 구분 | 철 또는 건 선택 |

#### 파일 첨부

- 허용 형식: **PDF, HWP/HWPX, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, JPG/PNG/GIF, ZIP, MP3**

- 최대 파일 크기: **50MB/파일**

- 저장 경로: `uploads/{기관코드}/{처리과코드}/`

- 저장 파일명: `{기록물코드}_{원본파일명}` (예: `IWY-GW-0001_보고서.pdf`)

- 복수 파일 동시 업로드 가능

### 6.4 기록물 상세보기

목록에서 기록물 클릭 시 상세 화면으로 이동합니다.

**표시 정보**

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 기록물 코드 | 헤더 및 브레드크럼에 표시 |

| 유형 / 공개구분 뱃지 | 색상 구분 표시 |

| 보존만료 여부 | 만료 시 빨간 뱃지 표시 |

| 메타 정보 | 문서 생성일, 보존연한, 보존만료일, 철/건 |

| 분류 정보 | 분류코드, 대분류·중분류·소분류 |

| 연결 대상 | 직원명·직위 또는 입소자명·입소자코드 |

| 본문 내용 | 등록 시 입력한 내용 |

| 첨부 파일 | 파일 아이콘 + 크기 + 다운로드 버튼 |

### 6.5 기록물 수정 / 삭제

- 상세보기 화면 우측 상단 **[수정]** / **[삭제]** 버튼

- **수정 권한**: 관리자 또는 본인 등록 기록물

- **삭제**: 소프트 삭제 (is_active=0 처리), 실제 DB 데이터는 보존

---

## 7. 이용자 메뉴

메뉴 **[이용자]** 드롭다운에서 접근 (로그인 불필요 — 외부 공개 페이지)

### 7.1 시설안내

메뉴 **[이용자 > 시설안내]** (`/archive/facility.php`)

DB에 등록된 기관 정보를 자동으로 표시합니다.

| 표시 항목 | 설명 |

|-----------|------|

| 기관명 / 기관유형 | DB 기관 정보 자동 로드 |

| 장기요양기관번호 | 요양기관 고유 번호 |

| 사업자등록번호 | 법인·사업자 번호 |

| 정원 | 입소 가능 인원 |

| 개원일 | 기관 설립·개원일 |

| 주소 / 전화 / 이메일 | 연락처 정보 |

| 찾아오시는 길 | 주소 기반 위치 안내 |

> 시설안내 내용은 `기관관리 > 기관등록`에서 기관 정보를 수정하면 자동으로 반영됩니다.

### 7.2 이용신청

메뉴 **[이용자 > 이용신청]** (`/archive/apply.php`)

비로그인 외부 방문자도 온라인으로 입소 상담을 신청할 수 있습니다.

#### 신청서 작성 항목

| 항목 | 필수 | 설명 |

|------|------|------|

| 신청자(보호자) 성명 | ✅ | 연락 담당 보호자 이름 |

| 연락처 | ✅ | 휴대폰 번호 |

| 입소 대상자와의 관계 | 선택 | 자녀 / 배우자 / 형제자매 / 기타 |

| 입소 대상자 성명 | ✅ | 어르신 이름 |

| 생년월일 | 선택 | 날짜 입력 |

| 장기요양 등급 | 선택 | 1~5등급, 인지지원등급, 미신청 |

| 희망 입소일 | 선택 | 날짜 입력 |

| 문의사항 | 선택 | 추가 요청이나 문의 내용 |

- 신청 완료 시 접수 확인 메시지가 표시됩니다.

- 담당자 연락처(기관 전화번호)가 함께 안내됩니다.

#### 관리자 신청 목록 관리

관리자로 로그인하면 동일 페이지 하단에 신청 목록이 표시됩니다.

| 상태 | 설명 |

|------|------|

| 접수 | 신규 신청 (기본값) |

| 검토중 | 담당자 검토 진행 |

| 완료 | 상담·입소 처리 완료 |

| 취소 | 신청 취소 처리 |

- 상태 변경은 목록의 드롭다운 버튼으로 즉시 처리합니다.

- 최근 50건까지 표시됩니다.

### 7.3 후원공덕

메뉴 **[이용자 > 후원공덕]** (`/archive/donate.php`)

후원 내역을 연도별로 공개하는 페이지입니다.

#### 공개 표시 항목

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 후원자명 | 개인정보 보호를 위해 가운데 글자 `*` 마스킹 처리 |

| 후원 유형 | 현금 / 물품 / 봉사 |

| 후원금액 / 물품명 | 유형에 따라 표시 |

| 후원일 | 날짜 표시 |

| 후원 메시지 | 등록된 경우 표시 |

- 상단에 해당 연도 현금 후원 합계, 물품 후원 건수, 봉사 건수 통계 표시

- 연도 선택으로 과거 후원 내역 조회 가능

#### 관리자 등록·수정·삭제

관리자로 로그인하면 우측에 등록 폼과 목록 관리 버튼이 표시됩니다.

| 입력 항목 | 설명 |

|-----------|------|

| 후원자 이름 | 필수 입력 |

| 후원 유형 | 현금 / 물품 / 봉사 |

| 후원 금액 | 현금 유형 선택 시 입력 |

| 물품명 | 물품 유형 선택 시 입력 |

| 후원일 | 날짜 선택 |

| 후원 메시지 | 선택 입력 |

| 공개 여부 | 체크 해제 시 목록에 미표시 |

---

## 8. 업무링크

메뉴 **[업무링크]** (`/archive/work_links.php`)

자주 사용하는 외부 업무 사이트 바로가기 모음입니다.

### 기본 제공 링크

| 분류 | 사이트명 |

|------|----------|

| 장기요양 | e-장기요양 (국민건강보험공단) |

| 장기요양 | D-Care |

| 행정 | 나라장터 (조달청) |

| 행정 | 홈택스 (국세청) |

| 교육 | 장기요양종사자 처우개선 |

| 참고 | 복지로 (보건복지부) |

### 관리자 기능

관리자는 카드 우측 **수정/삭제** 버튼 또는 상단 **[링크 추가]** 버튼으로 링크를 관리할 수 있습니다.

| 입력 항목 | 설명 |

|-----------|------|

| 분류 | 카드 그룹 제목 (예: 장기요양, 행정) |

| 제목 | 링크 표시명 |

| URL | `http://` 또는 `https://` 로 시작 필수 |

| 설명 | 카드 하단 설명 문구 |

| 아이콘 | Font Awesome 클래스 (예: `fa-globe`) |

| 정렬순서 | 숫자 낮을수록 상단 표시 |

| 활성 여부 | 비활성 시 관리자에게만 표시 |

- 비활성 링크는 관리자 접속 시에만 표시되며 일반 사용자에게 숨겨집니다.

- 영구 삭제(삭제 버튼)와 비활성 처리(숨기기 버튼)가 구분됩니다.

---

## 9. 기관관리 (관리자 전용)

메뉴 **[기관관리]** 드롭다운 — `admin` 권한만 접근 가능

### 9.1 관리자 대시보드 (신규)

메뉴 **[기관관리 > 대시보드]** (`/archive/admin_dashboard.php`)

시스템 전반의 현황을 한눈에 파악하고 SMS 설정을 관리합니다.

#### 통계 카드

| 카드 | 내용 |

|------|------|

| 로그인 계정 | 활성 계정 총 수 |

| 재직 업무자 | 현재 재직 중인 직원 수 |

| 처리과 | 활성 처리과 수 |

| 기록물 | 활성 기록물 총 건수 |

| 입소자(현원) | 현재 입소 중인 어르신 수 |

| 후원 건수 | 등록된 후원 내역 건수 |

| 공지(알림판) | 활성 공지 건수 |

| 보존기간 90일내 만료 | 90일 이내 보존기간 만료 예정 기록물 수 |

- 각 카드를 클릭하면 해당 관리 화면으로 이동합니다.

- **보존기간 90일내 만료** 경보 카드를 통해 기록물 이관·폐기 계획을 수립할 수 있습니다.

#### 시스템 정보

| 항목 | 내용 |

|------|------|

| PHP 버전 | 서버 PHP 버전 |

| DB 버전 | MySQL/MariaDB 버전 |

| 업로드 한도 | 파일당 최대 업로드 크기 |

| 업로드 폴더 크기 | 현재 누적 파일 저장 용량 |

| 앱 버전 | 아카이브 시스템 버전 |

| 현재 일시 | 서버 현재 시각 |

#### 최근 현황

- **최근 등록 기록물** 5건: 제목, 유형, 등록자, 등록일시

- **최근 공지** 5건: 제목, 등록일시

- **최근 로그인 계정** 5건: 아이디, 이름, 권한

#### SMS 설정 (문자나라)

대시보드 좌측 패널에서 SMS 발송 설정을 관리합니다. 자세한 내용은 [10. SMS 문자 발송](#10-sms-문자-발송) 참고.

---

### 9.2 기관 등록

메뉴 **[기관관리 > 기관등록]** (`/archive/admin_institution.php`)

기관코드는 등록 시 `WM001`, `WM002` 형식으로 자동 생성됩니다.

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 기관코드 | 자동 생성 (WM+순번) — 기록물 코드 접두어로 사용 |

| 기관명 | 기관 전체 명칭 (필수) |

| 기관유형 | 노인요양시설, 주야간보호 등 |

| 사업자등록번호 | 법인 또는 사업자 번호 |

| 장기요양기관번호 | 국민건강보험공단 지정 번호 |

| 주소 / 우편번호 | 기관 주소 정보 |

| 전화 / 이메일 | 기관 연락처 |

| 담당자명 / 담당자 전화 | 기관 담당 연락처 |

| 정원 | 입소 가능 인원 수 |

| 개원일 | 기관 개원 날짜 |

| 활성 여부 | 비활성화 시 드롭다운에서 숨김 |

> 시설안내 페이지는 여기서 입력한 정보를 자동으로 표시합니다.

---

### 9.3 처리과 관리

메뉴 **[기관관리 > 처리과]** (`/archive/admin_department.php`)

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 처리과 코드 | 기관코드 기반 자동 생성 권장 |

| 처리과명 | 부서명 (예: 총무과, 간호과) |

| 소속 기관 | 상위 기관 선택 |

| 활성 여부 | 비활성 시 등록 폼에서 숨김 |

---

### 9.4 분류기준표

메뉴 **[기관관리 > 분류기준표]** (`/archive/admin_classification.php`)

기록물의 보존연한·공개구분 기준을 사전 정의합니다.

#### 분류코드 자동 생성

```

{기관코드}-{처리과순번}-A01

예) WM001-1-A01, WM001-1-A02, ...

A01~A99 → B01~B99 → ... 순으로 자동 증가

```

#### 3단계 계층 구조 (대·중·소 분류)

| 분류 | 설명 |

|------|------|

| **대분류** | 필수 입력. 최상위 분류 항목 |

| **중분류** | 선택 입력. 대분류 하위 항목 |

| **소분류** | 선택 입력. 중분류 하위 항목 |

- 등록 폼에서 기관을 선택하면 기존 대·중·소 분류 목록이 **자동완성(datalist)**으로 제공됩니다.

- 대분류 입력 시 해당 대분류에 속한 중분류 목록이 자동 필터링됩니다.

- 중분류 입력 시 해당 중분류에 속한 소분류 목록이 자동 필터링됩니다.

- 중분류를 비우면 소분류도 함께 초기화됩니다.

#### 분류기준 목록 (소트 기능)

목록 상단 헤더를 클릭하면 해당 컬럼 기준으로 오름차순/내림차순 정렬됩니다.

| 정렬 가능 컬럼 | 비고 |

|----------------|------|

| 코드 | 분류코드 |

| 대분류 | 한국어 정렬 |

| 중분류 | 한국어 정렬 |

| 소분류 | 한국어 정렬 |

| 기록물 | 연결 기록물 건수 (숫자 정렬) |

| 보존 | 보존연한 (숫자 정렬) |

| 공개 | 공개구분 한국어 정렬 |

- 클릭 시 헤더에 ▲/▼ 아이콘으로 정렬 방향 표시

#### 분류기준 관리

| 기능 | 설명 |

|------|------|

| 수정 | 모든 항목 수정 가능 (분류코드 포함) |

| 비활성 | 소프트 비활성화 — 기록물 등록 시 목록에서 제외 |

| 활성화 | 비활성 항목 재활성화 |

| 삭제 | 연결된 기록물이 없을 때만 완전 삭제 가능 |

- 기록물 등록 시 분류기준표를 선택하면 보존연한·공개구분이 자동으로 입력됩니다.

---

### 9.5 기록물 유형

메뉴 **[기관관리 > 기록물유형]** (`/archive/admin_record_type.php`)

기록물 유형을 추가·수정·정렬할 수 있습니다.

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 유형 코드 | 영문 식별자 (예: admin, employee) |

| 유형명 | 화면 표시명 |

| 배지 색상 | Bootstrap 색상 클래스 (예: primary, success) |

| 아이콘 | Font Awesome 클래스 (예: fas fa-file) |

| 입소자 표시 | 해당 유형 선택 시 입소자 선택 필드 노출 여부 |

| 직원 표시 | 해당 유형 선택 시 직원 선택 필드 노출 여부 |

| 정렬순서 | 숫자 낮을수록 상단 표시 |

---

### 9.6 업무자(직원) 관리

메뉴 **[기관관리 > 업무자]** (`/archive/admin_employee.php`)

#### 직원 등록

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 기관 | 소속 기관 선택 |

| 처리과 | 기관 선택 시 해당 처리과 자동 필터 |

| 직원코드 | `{기관코드}-JW{순번}` 형식 자동 입력 (예: IWY-JW001) |

| 직원명 | 필수 입력 |

| 직위/직책 | 선택 입력 |

| 휴대폰 번호 | SMS 발송에 사용 |

| 이메일 | 선택 입력 |

| 입사일 / 퇴사일 | 날짜 선택 |

| 재직중 | 체크 해제 시 퇴직 처리 |

> **휴대폰 번호**를 등록해야 알림판 SMS 발송 대상에 포함됩니다.

#### 로그인 계정 연동

- 직원 등록 시 **로그인 계정 동시 생성** 가능

- 계정 생성 옵션 체크 → 아이디·비밀번호(4자 이상)·권한 등급 입력

- 기존 계정 연결된 직원 수정 시: 권한 변경, 비밀번호 재설정, 계정 활성/비활성 관리 가능

#### 권한 등급

| 등급 | 코드 | 접근 범위 |

|------|------|-----------|

| 일반 직원 | `staff` | 기록물 조회·등록, 본인 기록물 수정 |

| 관리자(업무자) | `manager` | 기록물 전체 관리, 알림판 작성·SMS 발송 |

| 시스템 관리자 | `admin` | 기관관리 포함 전체, 대시보드 |

---

### 9.7 입소자 관리

메뉴 **[기관관리 > 입소자]** (`/archive/admin_resident.php`)

| 항목 | 설명 |

|------|------|

| 기관 | 소속 기관 (필수) |

| 입소자 코드 | 고유 식별 코드 |

| 입소자명 | 필수 입력 |

| 성별 | 남(M) / 여(F) 선택 |

| 생년월일 | 날짜 선택 |

| 장기요양 등급 | 1~5등급, 인지지원등급 |

| 입소일 / 퇴소일 | 날짜 선택 |

| 보호자명 / 연락처 | 긴급 연락처 |

| 비고 | 특이사항 메모 |

- **퇴소 처리** 시 소프트 삭제(비활성)하며, 퇴소일이 없으면 오늘 날짜로 자동 기록됩니다.

- 목록에서 현원/전체 필터로 재원/퇴소 구분 조회 가능

---

## 10. SMS 문자 발송

`manager` 이상 권한에서 사용 가능합니다.

### 10.1 발송 방식

SMS는 **문자나라(munjanara.co.kr) HTTP API**를 통해 발송됩니다.

- 90바이트 이하: SMS (단문)

- 90바이트 초과: LMS (장문)로 자동 전환

### 10.2 SMS 설정 (관리자 대시보드)

메뉴 **[기관관리 > 대시보드]** 좌측 'SMS 설정' 패널에서 관리합니다.

| 설정 항목 | 설명 |

|-----------|------|

| 문자나라 아이디 | 문자나라 로그인 아이디 |

| 2차 비밀번호 | 문자나라 발신 인증 비밀번호 (변경 시에만 입력) |

| 발신번호 | 등록된 발신 번호 (숫자만, 예: 01041033844) |

| 사용 여부 | 체크 해제 시 SMS 기능 전체 비활성화 |

- 설정은 DB에 저장되어 `config.php` 기본값보다 우선 적용됩니다.

- **[잔액조회]** 버튼으로 현재 문자나라 계정 잔액을 실시간 확인할 수 있습니다.

### 10.3 알림판 글쓰기에서 발송

알림판 글쓰기/수정 화면 하단 **SMS 알림 발송** 섹션:

1. 발송 대상 선택 (전체 / 처리과별 / 개별 선택)

2. 개별 선택 시: 처리과별 그룹으로 직원 목록이 표시되며 체크박스로 선택

3. 저장 버튼 클릭 시 공지 저장과 동시에 문자 발송

> 휴대폰 번호가 미등록된 직원에게는 발송되지 않습니다.

---

## 11. 파일 첨부 및 다운로드

### 허용 파일 형식

| 분류 | 확장자 |

|------|--------|

| 문서 | PDF, HWP, HWPX, DOC, DOCX |

| 스프레드시트 | XLS, XLSX |

| 프레젠테이션 | PPT, PPTX |

| 이미지 | JPG, JPEG, PNG, GIF |

| 압축 | ZIP |

| 음성 | MP3 |

### 파일 저장 구조

```

uploads/

└── {기관코드}/

└── {처리과코드}/

├── IWY-GW-0001_보고서.pdf

├── IWY-GW-0001_첨부사진.jpg

└── IWY-GW-0002_계약서.docx

```

- 저장 파일명 = `{기록물코드}_{원본파일명}`

- 파일 시스템 특수문자는 `_`로 치환

- 최대 업로드 크기: **50MB / 파일**

### 알림판 첨부파일 저장 위치

```

uploads/notices/

└── thumbs/ ← 이미지 썸네일 (최대 400px, 자동 생성)

```

### 보안 정책

- 업로드 시 MIME 타입 이중 검증 (확장자 + 파일 내용)

- 다운로드 시 `realpath()` + UPLOAD_DIR 경계 검증으로 경로 탐색 공격 차단

- 비공개 기록물 파일은 `admin` 권한만 다운로드 가능

- 세션 종료 후 파일 다운로드 불가 (파일 직접 접근 차단)

---

## 12. 자주 묻는 질문 (FAQ)

**Q. 비공개 기록물이 목록에 보이지 않습니다.**

A. 비공개 기록물은 `admin` 권한을 가진 시스템 관리자만 조회할 수 있습니다. 관리자에게 문의하세요.

**Q. 기록물 코드가 중복될 수 있나요?**

A. 아닙니다. 코드는 처리과별 등록 순번 기반으로 서버에서 확정 생성되며 중복되지 않습니다.

**Q. 등록된 파일을 삭제하려면 어떻게 하나요?**

A. 기록물 수정 화면에서 기존 파일 목록 옆 체크박스를 선택 후 저장하면 삭제됩니다.

**Q. 알림판 이미지 미리보기가 느립니다.**

A. 최초 업로드 시 썸네일(400px)이 자동 생성되며, 이후에는 썸네일을 표시해 빠르게 로딩됩니다. 서버에 GD 라이브러리가 설치되어 있어야 합니다.

**Q. 직원 계정 비밀번호를 잊었습니다.**

A. 시스템 관리자(admin)가 `기관관리 > 업무자` 메뉴에서 해당 직원을 수정하여 비밀번호를 재설정해 줄 수 있습니다.

**Q. 업로드 가능한 파일 크기 제한은 얼마인가요?**

A. 파일당 최대 50MB입니다. 이 제한은 서버 설정(`config.php`의 `MAX_UPLOAD_MB`)에서 변경할 수 있습니다.

**Q. 보존만료일은 어떻게 계산되나요?**

A. 문서 생성일 + 보존연한(년)으로 자동 계산됩니다. 예를 들어 생성일이 2026-01-01이고 보존연한이 5년이면 만료일은 2031-01-01입니다.

**Q. 분류기준표를 선택하지 않아도 됩니까?**

A. 예, 선택사항입니다. 분류기준표 선택 시 보존연한과 공개구분이 자동으로 입력되어 편리합니다.

**Q. 분류기준표에서 소분류까지 사용해야 하나요?**

A. 아닙니다. 대분류만 필수이며 중분류와 소분류는 선택사항입니다. 조직의 분류 체계에 맞게 1~3단계를 자유롭게 구성하세요.

**Q. SMS가 발송되지 않습니다.**

A. `기관관리 > 대시보드`에서 문자나라 아이디·비밀번호·발신번호를 확인하고 '사용 여부'가 체크되어 있는지 확인하세요. **[잔액조회]** 버튼으로 잔액도 확인하세요.

**Q. 이용신청을 받았는데 어디서 확인하나요?**

A. 관리자 계정으로 로그인 후 `이용자 > 이용신청` 메뉴 하단에서 신청 목록을 확인하고 상태를 변경할 수 있습니다.

**Q. 후원 내역의 이름이 왜 가려져 있나요?**

A. 개인정보 보호를 위해 후원자 이름의 가운데 글자를 `*`으로 마스킹하여 표시합니다. 관리자 화면에서는 전체 이름이 표시됩니다.

---

## 부록: 화면 구성 요약

```

내비게이션 바

├── 홈

├── 알림판

├── 이용자

│ ├── 시설안내 (DB 기관 정보 자동 표시)

│ ├── 이용신청 (온라인 신청 + 관리자 목록 관리)

│ └── 후원공덕 (연도별 후원 현황, 마스킹 표시)

├── 아카이브

│ ├── 목록

│ ├── 검색

│ └── 기록물 등록 (로그인 시)

├── 업무링크

└── 기관관리 (admin 전용)

├── 대시보드 (통계, SMS 설정, 시스템 정보)

├── 기관등록 (확장 필드 + 자동코드 생성)

├── 처리과

├── 분류기준표 (대·중·소 3단계, 목록 소트)

├── 기록물유형

├── 업무자 (휴대폰·이메일, 계정 연동)

└── 입소자

```

---

*본 매뉴얼은 시스템 업데이트에 따라 내용이 변경될 수 있습니다.*

*문의: 시스템 관리자*