2026년 4월 29일 (수) 13:49 판

요양원 아카이브 시스템

요양원 아카이브 시스템 구조설계

개요

요양원 아카이브 시스템은 기관·처리과·직원·입소자·기록물을 통합적으로 관리하기 위한 데이터베이스 구조로 구성된다.

1. INSTITUTION – 기관 등록

요양원의 기본 정보를 관리하는 테이블.

테이블: 기관등록관리

필드명	타입	설명
institution_id	INT(PK)	기관 고유 ID
institution_code	VARCHAR	기관코드(업무용, 예: A001)
institution_name	VARCHAR	기관명
institution_type	VARCHAR	기관 유형
business_number	VARCHAR	사업자등록번호
license_number	VARCHAR	장기요양기관번호
address	VARCHAR	도로명 주소
zipcode	VARCHAR	우편번호
phone	VARCHAR	대표 전화
email	VARCHAR	대표 이메일
manager_name	VARCHAR	담당자
manager_phone	VARCHAR	담당자 연락처
capacity	INT	정원
current_residents	INT	현재 입소 인원
opening_date	DATE	개원일
is_active	BOOLEAN	사용 여부
created_at	DATETIME	등록일
updated_at	DATETIME	수정일

2. DEPARTMENT – 처리과

기관 내 부서를 관리하는 테이블.

테이블: 처리과명

필드명	타입	설명
department_id	INT(PK)	처리과 고유 ID
department_code	VARCHAR	처리과 코드(예: A001-01)
institution_id	INT(FK)	소속 기관 ID
department_name	VARCHAR	처리과명
is_active	BOOLEAN	활성 여부
created_at	DATETIME	등록일
updated_at	DATETIME	수정일

3. RECORD_CLASSIFICATION – 분류기준표

기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 관리.

테이블: 분류기준표

필드명	타입	설명
classification_id	INT(PK)	분류기준표 고유 ID
institution_id	INT(FK)	기관 ID
department_id	INT(FK)	처리과 ID
major_class	VARCHAR	대분류
middle_class	VARCHAR	중분류
minor_class	VARCHAR	소분류
classification_code	VARCHAR	분류코드(대-중-소 조합)
retention_period	INT	보존연한(년)
disclosure_type	VARCHAR	공개구분(공개/부분공개/비공개)
is_active	BOOLEAN	활성 여부
created_at	DATETIME	등록일
updated_at	DATETIME	수정일

4. EMPLOYEE – 직원

기록물 작성자·관리자 역할을 수행하는 직원 정보.

테이블: 직원관리

필드명	타입	설명
employee_id	INT(PK)	직원 고유 ID
institution_id	INT(FK)	소속 기관
department_id	INT(FK)	소속 처리과
employee_code	VARCHAR	직원 코드
employee_name	VARCHAR	직원 이름
position	VARCHAR	직위/직책
phone	VARCHAR	연락처
email	VARCHAR	이메일
is_active	BOOLEAN	재직 여부
created_at	DATETIME	등록일
updated_at	DATETIME	수정일

5. RESIDENT – 입소자

요양원 입소자 기본 정보.

테이블: 입소자

필드명	설명
resident_id (PK)	입소자 고유 ID
resident_code	입소자 코드
name	이름
birth_date	생년월일
gender	성별
admission_date	입소일
discharge_date	퇴소일
guardian_name	보호자 이름
guardian_phone	보호자 연락처
room_number	호실
is_active	현재 입소 여부
created_at	등록일
updated_at	수정일

6. RESIDENT_RECORD – 입소자 기록물

입소자 중심 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등).

테이블: 입소자 기록물

필드명	설명
record_id (PK)	기록물 ID
resident_id (FK)	입소자
classification_id (FK)	분류기준표(선택)
employee_id (FK)	작성자
title	기록 제목
content	내용
retention_period	보존연한
created_at	등록일

7. RECORD – 기록물 (핵심 테이블)

행정 기록물 + 입소자 기록물을 모두 통합 관리.

테이블: 기록물관리

필드명	타입	설명
record_id	INT(PK)	기록물 고유 ID
institution_id	INT(FK)	기관
department_id	INT(FK)	처리과
classification_id	INT(FK, nullable)	분류기준표
employee_id	INT(FK)	작성자
resident_id	INT(FK, nullable)	입소자 기록물일 경우 연결
record_code	VARCHAR	기록물 코드
title	VARCHAR	기록물 제목
content	TEXT	기록물 내용
retention_period	INT	보존연한
disclosure_type	VARCHAR	공개구분
created_date	DATE	기록 생성일
created_at	DATETIME	시스템 등록일
updated_at	DATETIME	수정일
is_active	BOOLEAN	활성 여부

사용자 메뉴얼

📘 요양원 아카이브 시스템 실무 매뉴얼 (업무자용 · 기록물 통합관리 기준)

1. 시스템 기본 구조 이해하기

업무자는 아래 순서대로 데이터를 관리하게 돼:

코드

① 기관 등록  
② 처리과 등록  
③ 분류기준표 등록  
④ 직원 등록  
⑤ 입소자 등록  
⑥ 기록물(RECORD) 등록 및 조회

이 순서를 이해하면 시스템 전체 흐름이 자연스럽게 연결돼.

2. 기관 등록 메뉴얼

✔ 목적

요양원 또는 산하 기관을 시스템에 등록하는 단계.

✔ 업무 절차

기관 등록 메뉴 → 신규 등록
기관명 입력
기관코드 자동 생성 또는 직접 입력
주소/연락처 입력
저장

✔ 주의사항

기관코드는 변경하지 않는 것이 좋음
비활성 기관은 기록물 등록 불가

3. 처리과 등록 메뉴얼

✔ 목적

기관 내 부서를 등록하여 기록물의 소속을 명확히 함.

✔ 업무 절차

처리과 등록 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과명 입력
처리과코드 자동 생성
저장

✔ 주의사항

반드시 기관을 먼저 선택해야 함
처리과 비활성 시 해당 처리과의 기록물 신규 등록 불가

4. 분류기준표 등록 메뉴얼

✔ 목적

기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 표준화하여 통합관리 가능하게 함.

✔ 업무 절차

분류기준표 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과 선택
대분류 / 중분류 / 소분류 입력
분류코드 자동 생성
보존연한 입력
공개구분 선택(공개/부분공개/비공개)
저장

✔ 주의사항

분류기준표는 기록물 등록 시 자동으로 보존연한·공개구분을 가져옴
분류기준표 변경 시 기존 기록물에는 영향을 주지 않음(이력 보존)

5. 직원 등록 메뉴얼

✔ 목적

기록물 작성자·관리자를 시스템에서 식별하기 위함.

✔ 업무 절차

직원 등록 메뉴 → 신규 등록
기관 선택
처리과 선택
직원명 / 직위 / 연락처 입력
직원코드 자동 생성
저장

✔ 주의사항

직원은 반드시 기관·처리과에 소속되어야 함
퇴사자는 비활성 처리하여 기록물 작성자 목록에서 제외

6. 입소자 등록 메뉴얼

✔ 목적

입소자 개별 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등)을 관리하기 위함.

✔ 업무 절차

입소자 등록 메뉴 → 신규 등록
이름 / 생년월일 / 성별 입력
입소일 / 퇴소일 입력
보호자 정보 입력
호실 입력
저장

✔ 주의사항

입소자 기록물은 resident_id를 기반으로 관리됨
퇴소 후에도 기록물은 보존기간 동안 유지됨

7. 기록물(RECORD) 등록 메뉴얼

(시스템의 핵심)

기록물은 행정 기록물과 입소자 기록물 두 가지가 있음.

7-1. 행정 기록물 등록

✔ 업무 절차

기록물 등록 → 행정 기록물 선택
기관 선택
처리과 선택
분류기준표 선택 → 보존연한 자동 입력 → 공개구분 자동 입력
작성자(직원) 선택
제목 / 내용 입력
저장

✔ 주의사항

분류기준표를 반드시 선택해야 보존연한 관리가 가능
resident_id는 비워둠

7-2. 입소자 기록물 등록

✔ 업무 절차

기록물 등록 → 입소자 기록물 선택
입소자 선택
작성자(직원) 선택
(필요 시) 분류기준표 선택
제목 / 내용 입력
저장

✔ 주의사항

입소자 기록물은 resident_id가 필수
분류기준표는 선택적(케어기록지 등은 분류 없이도 가능)

8. 기록물 조회/검색 메뉴얼

✔ 검색 기준

기관별
처리과별
직원별
입소자별
분류기준표별
보존연한별
공개구분별
기간별

✔ 업무 팁

“보존기간 만료 예정” 필터를 활용하면 폐기 대상 문서를 쉽게 확인 가능
“입소자별 조회”는 케어기록지 관리에 매우 유용

9. 기록물 보존·폐기 관리 메뉴얼

✔ 자동 계산

기록물 등록 시 retention_period(보존연한) 자동 저장
created_date 기준으로 보존기간 만료일 계산 가능

✔ 업무 절차

보존기간 만료 조회 메뉴
만료된 기록물 확인
폐기 승인
폐기 처리(비활성 또는 삭제 정책에 따라)

10. 업무자가 알아야 할 핵심 요약

기관 → 처리과 → 분류기준표는 행정 기록물의 기본 구조
입소자 → 직원 → 기록물은 입소자 기록물의 기본 구조
RECORD 테이블 하나로 전체 기록물 통합 관리 가능
분류기준표는 보존연한·공개구분을 자동으로 가져오는 핵심
입소자 기록물은 별도 관리하지만 필요 시 분류기준표와 연계 가능
모든 기록물은 직원(employee_id)과 연결되어 책임 추적 가능

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 == 요양원 아카이브 시스템 ==
 = 요양원 아카이브 시스템 구조설계 =
-== 개요 ==
+=== 개요 ===
 요양원 아카이브 시스템은 기관·처리과·직원·입소자·기록물을 통합적으로 관리하기 위한 데이터베이스 구조로 구성된다.
-== 1. INSTITUTION – 기관 등록 ==
+=== 1. INSTITUTION – 기관 등록 ===
 요양원의 기본 정보를 관리하는 테이블.
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 |}
-== 2. DEPARTMENT – 처리과 ==
+=== 2. DEPARTMENT – 처리과 ===
 기관 내 부서를 관리하는 테이블.
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 |}
-== 3. RECORD_CLASSIFICATION – 분류기준표 ==
+=== 3. RECORD_CLASSIFICATION – 분류기준표 ===
 기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 관리.
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 |}
-== 4. EMPLOYEE – 직원 ==
+=== 4. EMPLOYEE – 직원 ===
 기록물 작성자·관리자 역할을 수행하는 직원 정보.
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 |}
-== 5. RESIDENT – 입소자 ==
+=== 5. RESIDENT – 입소자 ===
 요양원 입소자 기본 정보.
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 |}
-== 6. RESIDENT_RECORD – 입소자 기록물 ==
+=== 6. RESIDENT_RECORD – 입소자 기록물 ===
 입소자 중심 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등).
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 |}
-== 7. RECORD – 기록물 (핵심 테이블) ==
+=== 7. RECORD – 기록물 (핵심 테이블) ===
 행정 기록물 + 입소자 기록물을 모두 통합 관리.
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 📘 요양원 아카이브 시스템 실무 매뉴얼  (업무자용 · 기록물 통합관리 기준)
-= 1. 시스템 기본 구조 이해하기 =
+=== 1. 시스템 기본 구조 이해하기 ===
 업무자는 아래 순서대로 데이터를 관리하게 돼:
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 이 순서를 이해하면 시스템 전체 흐름이 자연스럽게 연결돼.
-= 2. 기관 등록 메뉴얼 =
+=== 2. 기관 등록 메뉴얼 ===
 === ✔ 목적 ===
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 * 비활성 기관은 기록물 등록 불가
-= 3. 처리과 등록 메뉴얼 =
+=== 3. 처리과 등록 메뉴얼 ===
 === ✔ 목적 ===
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 * 처리과 비활성 시 해당 처리과의 기록물 신규 등록 불가
-= 4. 분류기준표 등록 메뉴얼 =
+=== 4. 분류기준표 등록 메뉴얼 ===
 === ✔ 목적 ===
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 * 분류기준표 변경 시 기존 기록물에는 영향을 주지 않음(이력 보존)
-= 5. 직원 등록 메뉴얼 =
+=== 5. 직원 등록 메뉴얼 ===
 === ✔ 목적 ===
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 * 퇴사자는 비활성 처리하여 기록물 작성자 목록에서 제외
-= 6. 입소자 등록 메뉴얼 =
+=== 6. 입소자 등록 메뉴얼 ===
 === ✔ 목적 ===
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 * 퇴소 후에도 기록물은 보존기간 동안 유지됨
-= 7. 기록물(RECORD) 등록 메뉴얼 =
+=== 7. 기록물(RECORD) 등록 메뉴얼 ===
 (시스템의 핵심)
 기록물은 '''행정 기록물'''과 '''입소자 기록물''' 두 가지가 있음.
-== 7-1. 행정 기록물 등록 ==
+==== 7-1. 행정 기록물 등록 ====
 === ✔ 업무 절차 ===
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 * resident_id는 비워둠
-== 7-2. 입소자 기록물 등록 ==
+==== 7-2. 입소자 기록물 등록 ====
 === ✔ 업무 절차 ===
@@ 377번째 줄: / 378번째 줄: @@
 * 분류기준표는 선택적(케어기록지 등은 분류 없이도 가능)
-= 8. 기록물 조회/검색 메뉴얼 =
+=== 8. 기록물 조회/검색 메뉴얼 ===
 === ✔ 검색 기준 ===
@@ 395번째 줄: / 396번째 줄: @@
 * “입소자별 조회”는 케어기록지 관리에 매우 유용
-= 9. 기록물 보존·폐기 관리 메뉴얼 =
+=== 9. 기록물 보존·폐기 관리 메뉴얼 ===
 === ✔ 자동 계산 ===
@@ 409번째 줄: / 410번째 줄: @@
 # 폐기 처리(비활성 또는 삭제 정책에 따라)
-= 10. 업무자가 알아야 할 핵심 요약 =
+=== 10. 업무자가 알아야 할 핵심 요약 ===
 * '''기관 → 처리과 → 분류기준표'''는 행정 기록물의 기본 구조
 * '''입소자 → 직원 → 기록물'''은 입소자 기록물의 기본 구조