교령 제177호 원불교기록물관리규칙

원기 98.10.17 교령 제177호 「원불교기록물관리규칙」 제정

제1조(목적)

본 규칙은 본교 기록의 안전한 보존과 관리로 효율적 활용을 위함이며, 기록물 보존을 통하여 투명하고 책임 있는 행정을 도모함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

본 규칙은 본교에서 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물과 개인 또는 단체가 본교와 관련하여 생산ㆍ취득한 기록물 중 보전할 가치가 인정되는 것에 대하여 적용한다.

제3조(정의)

다음 각 호의 용어는 아래와 같이 정의한다.

1. “기록물”이라 함은 본교에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자기록물 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “행정박물”이라 함은 본교에서 공적업무 수행과 관련하여 생산 및 보유하고 있는 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물로 관인·상징물·기념품 등의 유형을 말한다.

제4조(직원의 의무)

모든 직원은 이 규칙의 정한 바에 따라 기록물을 보호·관리할 의무를 갖는다.

제5조(기록물관리의 원칙)

중앙총부와 교구·교당 및 기관(이하 “각 기관”)의 장은 기록물의 생산에서부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성·무결성·신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리해야 한다.

제6조(기록물관리)

본교에서 공적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발행한 수정내용 및 이력정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리한다.

제7조(기록물의 전자적 생산·관리)

중앙총부와 각 기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력해야 한다.

제8조(기록관리실)

기록관리실은 교정원 문화사회부에 두고 기록물관리업무는 기록물관리담당자가 관장한다.

제9조(기록물관리자의 업무)

기록물관리담당자의 업무는 다음과 같다.

1. 기록물의 수집·이관 대상 선정에 관한 업무
2. 기록물 분류·정리에 관한 업무
3. 기록물의 평가·폐기·보존에 관한 업무
4. 기록물의 공개 및 이에 부수되는 업무
5. 기타 기록물관리에 필요한 업무

제10조(기록물관리위원회)

① 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물관리운영위원회를 둔다.

1. 기록관리의 운영에 관한 사항
2. 기록관리 제 규칙의 제정 및 개정에 관한 사항
3. 기록물의 비공개기록물 지정에 관한 사항
4. 기록물의 폐기에 관한 사항
5. 기타 위원장이 기록물관리에 필요하다고 인정하는 사항

② 위원회는 위원장 1명을 포함하여 10인 이내로 구성하며, 위원장의 추천으로 교정원장이 위촉한다. (단, 위원장은 문화사회부장이 한다) ③ 위원장은 위원회의 회의소집, 진행 및 회무를 관장한다. ④ 위원장과 위원의 임기는 3년으로 하며, 중임할 수 있다. ⑤ 업무의 효율성을 기하여 필요시 소위원회를 둘 수 있다.

제11조(기록물의 수집 등)

① 중앙총부의 각 부처 및 각 기관은 문서관리규칙에 따라 보존기간이 끝난 행정기록물은 3개월 내에 기록물관리 기관으로 이관해야 한다. ② 기록물관리 기관은 본교의 중앙총부와 각 기관 및 교당 또는 교단과 관련하여 개인이 소유하고 있는 역사 기록물도 지속적으로 수집한다. ③ 본교에서 생산된 기록물(간행물 및 유인물 등)은 생산 부서에서 2부씩(시청각물 및 행정박물류는 각 1점) 기록물 관리기관에 납본하여야 한다.

제12조(기록물의 정리 및 보존)

기록물 관리기관은 수집된 기록물의 효율적 보존과 활용을 위한 정리체계 및 보존방안에 대한 예규를 별도로 정한다.

제13조(기록물의 폐기)

모든 기록물은 생산 및 처리 부서에서 폐기할 수 없으며, 폐기대상 기록물은 기록관리실로 이관하여야 한다.

제14조(기록물의 공개)

1. 정리된 기록물은 전시 또는 특별한 경우를 제외하고는 모든 자료는 본교 직원에게 공개되어야 한다.
2. 정리된 기록물은 교화를 목적으로 하는 본교 기관·단체 또는 개인에게 한시적으로 열람시킬 수 있다.
3. 비공개 자료나 대외비밀 자료 등 예규로 정하는 기록물은 공개대상에서 제외할 수 있다.

제15조(예규)

이 기록물관리규칙에 따른 세부사항은 예규로 정한다.

제16조(다른 규칙과의 관계)

기록물관리에 관하여 본 규칙이 정한 경우를 제외하고는 문서관리규칙에 따른다.

부칙

이 규칙은 2013년 10월 17일부터 시행한다.