아카이브 시스템 활용 교육

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교육 목적

원광요양원 아카이브 교육은 종이문서 중심의 관리에서 벗어나, 모든 업무자료를 전자기록으로 표준화·보존·활용하는 역량을 강화하여 기관의 지식과 역사를 체계적으로 축적하는 것을 목표로 한다.

기본 개념

문서 관리와 기록 관리 개념

1) 업무 문서 관리(Records-in-Use Management)

업무 문서 관리는 기관이 현재 수행 중인 업무를 위해 생성·접수·활용하는 모든 문서를 체계적으로 다루는 활동을 말합니다. 핵심 목적은 업무 효율성과 업무의 연속성 확보입니다.

• 문서의 작성, 검토, 결재, 배포, 보관 등 업무 과정에서 필요한 문서 흐름을 관리
• 최신 버전 유지, 접근 권한 관리, 보안 관리 등 업무 수행에 직접 필요한 관리 중심
• 전자문서 시스템, 그룹웨어 등에서 이루어지는 일상적 문서 관리 활동 포함

즉, 업무를 잘 수행하기 위해 문서를 관리하는 것이 업무 문서 관리입니다.

2) 기록물 관리(Archival Records Management)

기록물 관리는 업무 수행 과정에서 생산된 문서 중, 법적·행정적·역사적 가치를 지닌 기록을 장기적으로 보존·관리하는 활동입니다. 핵심 목적은 책임성(accountability), 증거성(evidence), 역사적 보존입니다.

• 생산된 문서 중 기록물로서의 가치를 평가(선별)
• 분류, 정리, 기술, 보존, 이관 등 기록의 생애주기(Lifecycle) 전체를 관리
• 기관의 활동을 증명하고, 미래 연구·행정 참고자료로 활용될 수 있도록 장기 보존 체계 구축

즉, 기관의 활동을 증명하고 미래에 남길 가치 있는 기록을 관리하는 것이 기록물 관리입니다.

3) 두 개념의 차이 한눈에 보기

구분	업무 문서 관리	기록물 관리
목적	업무 수행 지원	증거 보존·역사적 가치 유지
대상	현재 업무에 필요한 문서	가치가 있어 장기 보존해야 할 기록
시점	문서 생성~업무 종료까지	기록물 지정 이후 장기 보존 단계
시스템	그룹웨어, 전자문서 시스템	아카이브 시스템, 기록관리시스템

구축 현황과 문서관리 현황

• 과거 - 네트워크 통신망 : TV 전화망 → 인터넷망 보조로 사용 | 업무 문서 파일 → 업무 개인 PC 저장소 개별 보관
• 현재 - 내부 네트워크망 구성 : 메인공유기(게이트웨이) → 각 PC 연결 형성 | 온라인 저장소 구축 → 서버의 공유 폴더 연결
• 개선 - 처리과(문서 생산 사용 유통) ↔ 아카이브(문서 자료 등록 보관)

업무체계

업무순서

• 접수·기안 → 의사결정 → 진행 → 보고(보고서) → 마감(정리) → 등록(보관) → 완료

업무순서와 기록관리

분류체계

• 업무분류

문서기록관리

요양원의 모든 공적인 업무 기록은 어떻게 관리되어야 하는가?

• 처리과 : 문서 생산 방식

1. 현재 : 종이 문서철 최종 보관, 엔젤·케어포 시스템에 데이터 형태로 존재, 업무자 PC 개별 보관. 분류체계 없음
2. 과제 : 문서 관리에서 전자 기록 관리로의 전환, 요양원의 모든 업무기록 통합관리, 요양원 아카이브 구축, 기록물 모음 및 검색 활용
3. 해결 : 기록의 생산 부터 보관에 이르는 전과정 관리, 업무기록분류체계 만들기, 기록물 등록 시스템

• 1차로 해야 할 일

1. 직원 기록 교육 - 문서관리업무에서 기록관리업무로의 전환 교육 실시
2. 파일명 작성법 - 날짜_처리과_문서제목_생산자명 ( 예: 20260202_운영팀_입소자상담기록_오성희)
3. 바탕화면 파일저장 금지 - 공동저장소 이용 - 요양원 공유폴더, 주간보호센터 공유폴더 등 사용

• 2차로 해야 할 일

1. 대상파일정리 : 업무상 생산 파일 : 부장을 중심으로 모든 업무PC저장자료 수집 통합 정리
2. 모든 업무 기록 - 전자 문서 생산, 유통, 완료 시 등록(아카이브 시스템)