아카이브 시스템 활용 교육

기본 개념

업무 문서 관리와 기록물 관리 개념

1) 업무 문서 관리(Records-in-Use Management)

업무 문서 관리는 기관이 현재 수행 중인 업무를 위해 생성·접수·활용하는 모든 문서를 체계적으로 다루는 활동을 말합니다. 핵심 목적은 업무 효율성과 업무의 연속성 확보입니다.

• 문서의 작성, 검토, 결재, 배포, 보관 등 업무 과정에서 필요한 문서 흐름을 관리
• 최신 버전 유지, 접근 권한 관리, 보안 관리 등 업무 수행에 직접 필요한 관리 중심
• 전자문서 시스템, 그룹웨어 등에서 이루어지는 일상적 문서 관리 활동 포함

즉, 업무를 잘 수행하기 위해 문서를 관리하는 것이 업무 문서 관리입니다.

2) 기록물 관리(Archival Records Management)

기록물 관리는 업무 수행 과정에서 생산된 문서 중, 법적·행정적·역사적 가치를 지닌 기록을 장기적으로 보존·관리하는 활동입니다. 핵심 목적은 책임성(accountability), 증거성(evidence), 역사적 보존입니다.

• 생산된 문서 중 기록물로서의 가치를 평가(선별)
• 분류, 정리, 기술, 보존, 이관 등 기록의 생애주기(Lifecycle) 전체를 관리
• 기관의 활동을 증명하고, 미래 연구·행정 참고자료로 활용될 수 있도록 장기 보존 체계 구축

즉, 기관의 활동을 증명하고 미래에 남길 가치 있는 기록을 관리하는 것이 기록물 관리입니다.

3) 두 개념의 차이 한눈에 보기

구분	업무 문서 관리	기록물 관리
목적	업무 수행 지원	증거 보존·역사적 가치 유지
대상	현재 업무에 필요한 문서	가치가 있어 장기 보존해야 할 기록
시점	문서 생성~업무 종료까지	기록물 지정 이후 장기 보존 단계
시스템	그룹웨어, 전자문서 시스템	아카이브 시스템, 기록관리시스템

구축 현황과 문서관리 현황

• 과거 - 네트워크 통신망 : TV 전화망 → 인터넷망 보조로 사용 | 업무 문서 파일 → 업무 개인 PC 저장소 개별 보관
• 현재 - 내부 네트워크망 구성 : 메인공유기(게이트웨이) → 각 PC 연결 형성 | 온라인 저장소 구축 → 서버의 공유 폴더 연결
• 개선 - 처리과(문서 생산 사용 유통) ↔ 아카이브(문서 자료 등록 보관)

업무 문서 관리 순서

• 업무순서 : 접수·기안(계획 기안 시행문) → 의사결정(시행결재) → 진행 → 보고(보고서 생산) → 마감(문서 자료 정리) → 등록 (보관) → 완료

업무순서와 기록관리