아카이브 시스템 활용 교육

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교육 목적

원광요양원 아카이브 교육은 종이문서 중심의 관리에서 벗어나, 모든 업무자료를 전자기록으로 표준화·보존·활용하는 역량을 강화하여 기관의 지식과 역사를 체계적으로 축적하는 것을 목표로 한다.

기록관리업무 목적 도표

기본 개념

문서 관리와 기록 관리 개념

구분	문서관리업무(Document Management)	기록관리업무(Records Management / Archives Management)
목적	업무 수행을 위한 문서의 신속한 생산·유통·보관·검색 지원	조직 활동의 증거를 장기적으로 보존하고 책임성·투명성 확보
관리 대상	주로 현재 업무에 필요한 문서 (전자문서·종이문서 포함)	업무 과정에서 생성된 모든 기록 (문서, 사진, 영상, 데이터 등)
관리 범위	문서의 작성, 결재, 배포, 보관 등 단기적 관리	기록의 생성 → 평가 → 분류 → 보존 → 활용까지 전 생애주기 관리
중점 가치	업무 효율성, 문서 흐름의 신속성	진본성, 무결성, 신뢰성, 장기 보존성
보존 기간	단기 중심(업무 종료 시 폐기 가능)	평가를 통해 장기·영구 보존 대상 선별
관리 방식	문서 중심(파일·종이 단위 관리)	기록 중심(기능·업무 기반 분류, 메타데이터 관리)
시스템	전자결재시스템, 문서관리시스템(DMS)	기록관리시스템(RMS), 디지털 아카이브
최종 산출물	최신 문서의 체계적 정리 및 접근성 확보	기관의 역사·증거·지식이 축적된 아카이브 구축
관점	“업무를 위해 문서를 잘 관리한다”	“조직의 활동을 증명하고 미래를 위해 기록을 남긴다”
예시	공문서 작성, 결재, 문서함 정리	기록평가, 분류체계 구축, 영구기록물 보존, 디지털 아카이브 구축

업무체계

업무 분류체계

대분류	중분류	소분류(예시)	설명
A. 기관운영	A1. 조직·인사	A1-1 인사기록, A1-2 채용서류, A1-3 교육훈련	직원 인사·조직 운영 관련 기록
	A2. 회의·보고	A2-1 운영회의록, A2-2 업무보고	기관 의사결정 및 보고 기록
	A3. 규정·지침	A3-1 내부규정, A3-2 지침·매뉴얼	기관 운영 기준 문서
B. 입소자 관리	B1. 입·퇴소	B1-1 입소신청서, B1-2 계약서, B1-3 퇴소기록	입소·퇴소 절차 관련 기록
	B2. 생활기록	B2-1 생활일지, B2-2 상담기록	일상생활 및 상담 기록
	B3. 보호자 소통	B3-1 면담기록, B3-2 공지사항	보호자와의 소통 기록
C. 요양서비스 제공	C1. 간호·의료	C1-1 간호기록지, C1-2 투약기록, C1-3 건강검진	의료·간호 서비스 관련 기록
	C2. 요양서비스	C2-1 케어계획서, C2-2 서비스 제공기록	요양서비스 수행 기록
	C3. 재활·프로그램	C3-1 프로그램 계획, C3-2 참여기록	재활·여가 프로그램 운영 기록
D. 시설·안전관리	D1. 시설관리	D1-1 시설점검표, D1-2 유지보수 기록	건물·시설 관리 기록
	D2. 안전·위기관리	D2-1 소방점검, D2-2 사고보고서	안전관리 및 사고 대응 기록
	D3. 위생·감염관리	D3-1 감염관리일지, D3-2 위생점검	감염·위생 관리 기록
E. 재무·행정	E1. 회계·재정	E1-1 예산서, E1-2 결산서, E1-3 지출증빙	재정 운영 기록
	E2. 후원·기부	E2-1 후원자 명단, E2-2 기부금 내역	후원·기부 관련 기록
	E3. 행정문서	E3-1 공문서, E3-2 보고서	일반 행정 업무 기록
F. 홍보·대외협력	F1. 홍보자료	F1-1 사진, F1-2 영상, F1-3 뉴스레터	기관 홍보 및 기록물
	F2. 대외협력	F2-1 협약서, F2-2 외부평가	외부 기관과의 협력 기록
G. 법정의무 기록	G1. 평가·점검	G1-1 장기요양기관 평가자료	법정 평가 관련 기록
	G2. 신고·보고	G2-1 행정보고, G2-2 법정 제출자료	법적 제출 의무 기록

분류 포인트

• 종이문서 중심 → 전자기록 중심 전환

1. 모든 문서는 생성 즉시 전자파일로 저장
2. 종이문서는 스캔 후 전자기록으로 등록
3. 파일명 규칙·메타데이터 입력 필수

• 기록은 업무 흐름이 아니라 ‘기능’ 기준으로 분류

1. 예: “간호팀 폴더”가 아니라 → “C1. 간호·의료”로 분류
2. 조직이 바뀌어도 기록은 기능 중심으로 유지됨

• 모든 기록은 아카이브로 축적

1. 단기 보관 문서도 생성 시점부터 아카이브 체계에 포함
2. 장기·영구 보존 대상은 별도 관리

기록의 일생 관리

요양시설 기록 관리 생애주기 다이어그램

요양원·주간보호센터의 기록 관리 개선

요양원의 전자 기록관리 기반 구축 현황과 문서관리 현황

• 과거 - 네트워크 통신망 : TV 전화망 → 인터넷망 보조로 사용 | 업무 문서 파일 → 업무 개인 PC 저장소 개별 보관
• 현재 - 내부 네트워크망 구성 : 메인공유기(게이트웨이) → 각 PC 연결 형성 | 온라인 저장소 구축 → 서버의 공유 폴더 연결
• 개선 - 처리과(문서 생산 사용 유통) ↔ 아카이브(문서 자료 등록 보관)

기록관리업무 전환 과제

요양원의 모든 공적인 업무 기록은 어떻게 관리되어야 하는가?

• 처리과 : 문서 생산 방식

1. 현재 : 종이 문서철 최종 보관, 엔젤·케어포 시스템에 데이터 형태로 존재, 업무자 PC 개별 보관. 분류체계 없음
2. 과제 : 문서 관리에서 전자 기록 관리로의 전환, 요양원의 모든 업무기록 통합관리, 요양원 아카이브 구축, 기록물 모음 및 검색 활용
3. 해결 : 기록의 생산 부터 보관에 이르는 전과정 관리, 업무기록분류체계 만들기, 기록물 등록 시스템

• 1차로 해야 할 일

1. 직원 기록 교육 - 문서관리업무에서 기록관리업무로의 전환 교육 실시
2. 파일명 작성법 - 날짜_처리과_문서제목_생산자명 ( 예: 20260202_운영팀_입소자상담기록_오성희)
3. 바탕화면 파일저장 금지 - 공동저장소 이용 - 요양원 공유폴더, 주간보호센터 공유폴더 등 사용

• 2차로 해야 할 일

1. 대상파일정리 : 업무상 생산 파일 : 부장을 중심으로 모든 업무PC저장자료 수집 통합 정리
2. 모든 업무 기록 - 전자 문서 생산, 유통, 완료 시 등록(아카이브 시스템)

요양원 아카이브 시스템 구축

• 현재 개발 되었던 아카이브는 분류기준이 수립 되기 전의 시스템
• 요양원에서 1차로 해야 할 일을 진행 하면서 요양원 아카이브 시스템 개발 진행
• 요양원 아카이브 시스템이 완성되면 실무교육을 통하여 시행할 예정.

기록 활용법

① 업무 의사결정에 활용

• 과거 사례 비교
• 문제 발생 시 원인 추적
• 정책·지침 개정 시 근거 자료로 활용

② 입소자 케어 개선에 활용

• 건강 변화 추세 분석
• 낙상·욕창 등 위험요인 패턴 파악
• 프로그램 참여도 분석 → 맞춤형 프로그램 설계

③ 평가·점검 자료 자동 생성

• 아카이브에 누적된 기록을 기반으로
  • 평가 지표별 자료 자동 추출
  • 점검 대비 체크리스트 생성
  • 제출 문서 자동 구성 가능

④ 직원 교육 자료로 활용

• 실제 기록 사례를 기반으로
  • 케어 매뉴얼 교육
  • 사고 예방 교육
  • 업무 표준화 교육
• “이론이 아니라 실제 기록”으로 교육 효과 극대화

⑤ 기관 홍보·보고서 제작에 활용

• 사진·영상·프로그램 기록을 활용해
  • 연간보고서
  • 홍보자료
  • 홈페이지 콘텐츠
  • 후원자 보고서 제작 가능