아카이브 시스템 활용 교육 문서 원본 보기

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== 기본 개념 ==
=== 업무 문서 관리와 기록물 관리 개념 ===
==== 1) 업무 문서 관리(Records-in-Use Management) ====
업무 문서 관리는 기관이 현재 수행 중인 업무를 위해 생성·접수·활용하는 모든 문서를 체계적으로 다루는 활동을 말합니다.
핵심 목적은 업무 효율성과 업무의 연속성 확보입니다.
* 문서의 작성, 검토, 결재, 배포, 보관 등 업무 과정에서 필요한 문서 흐름을 관리
* 최신 버전 유지, 접근 권한 관리, 보안 관리 등 업무 수행에 직접 필요한 관리 중심
* 전자문서 시스템, 그룹웨어 등에서 이루어지는 일상적 문서 관리 활동 포함

즉, 업무를 잘 수행하기 위해 문서를 관리하는 것이 업무 문서 관리입니다.

==== 2) 기록물 관리(Archival Records Management) ====
기록물 관리는 업무 수행 과정에서 생산된 문서 중, 법적·행정적·역사적 가치를 지닌 기록을 장기적으로 보존·관리하는 활동입니다.
핵심 목적은 책임성(accountability), 증거성(evidence), 역사적 보존입니다.
* 생산된 문서 중 기록물로서의 가치를 평가(선별)
* 분류, 정리, 기술, 보존, 이관 등 기록의 생애주기(Lifecycle) 전체를 관리
* 기관의 활동을 증명하고, 미래 연구·행정 참고자료로 활용될 수 있도록 장기 보존 체계 구축
즉, 기관의 활동을 증명하고 미래에 남길 가치 있는 기록을 관리하는 것이 기록물 관리입니다.

==== 3) 두 개념의 차이 한눈에 보기 ====
{| class="wikitable"
!구분
!업무 문서 관리
!기록물 관리
|-
|목적
|업무 수행 지원
|증거 보존·역사적 가치 유지
|-
|대상
|현재 업무에 필요한 문서
|가치가 있어 장기 보존해야 할 기록
|-
|시점
|문서 생성~업무 종료까지
|기록물 지정 이후 장기 보존 단계
|-
|시스템
|그룹웨어, 전자문서 시스템
|아카이브 시스템, 기록관리시스템
|}

=== 구축 현황과 문서관리 현황 ===

* 과거 - 네트워크 통신망 : TV 전화망 → 인터넷망 보조로 사용 | 업무 문서 파일 → 업무 개인 PC 저장소 개별 보관
* 현재 - 내부 네트워크망 구성 : 메인공유기(게이트웨이) → 각 PC 연결 형성 | 온라인 저장소 구축 → 서버의 공유 폴더 연결
* 개선 - 처리과(문서 생산 사용 유통) ↔ 아카이브(문서 자료 등록 보관)

== 업무체계 ==
=== 업무순서 ===
* 접수·기안 → 의사결정 → 진행 → 보고(보고서) → 마감(정리) → 등록(보관) → 완료
[[파일:업무문서관리절차-원불교기록관리소.png|800px|섬네일|가운데|업무순서와 기록관리]]
=== 분류체계 ===
* 업무분류

=== 문서기록관리 ===

* 처리과 : 문서 생산 방식
# (현재) - 
# (과제) -
# (해결) -

== 활용 방법 ==