익산원광요양원 아카이브-문서수발 사용자 메뉴얼 문서 원본 보기

■ [[익산원광요양원]]

= 익산원광요양원 문서수발 시스템 사용자 매뉴얼 =

* '''버전''': 1.0
* '''작성일''': 2026년 5월 12일
* '''시스템명''': 익산원광요양원 아카이브 – 문서수발 시스템

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== 목차 ==
# [[#1. 시스템 개요|시스템 개요]]
# [[#2. 시스템 설치 (DB 마이그레이션)|시스템 설치 (DB 마이그레이션)]]
# [[#3. Gmail SMTP 설정 (관리자)|Gmail SMTP 설정 (관리자)]]
# [[#4. 메뉴 진입 방법|메뉴 진입 방법]]
# [[#5. 문서수발 대장 (목록 화면)|문서수발 대장 (목록 화면)]]
# [[#6. 문서 등록|문서 등록]]
# [[#7. 문서 상세 보기|문서 상세 보기]]
# [[#8. 문서 수정|문서 수정]]
# [[#9. 이메일 전송|이메일 전송]]
# [[#10. 수신처 관리|수신처 관리]]
# [[#11. 발신처 관리|발신처 관리]]
# [[#12. 파일 다운로드|파일 다운로드]]
# [[#13. 권한 체계|권한 체계]]
# [[#14. 색인코드 체계|색인코드 체계]]
# [[#15. 저장 파일명 규칙|저장 파일명 규칙]]
# [[#16. 자주 묻는 질문 (FAQ)|자주 묻는 질문 (FAQ)]]

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== 변경 이력 ==
{| class="wikitable"
! 버전 !! 날짜 !! 주요 변경 내용
|-
| 1.0 || 2026-05-12 || 최초 작성 – 문서수발 시스템, Gmail SMTP 연동
|}

== 1. 시스템 개요 ==
문서수발 시스템은 기관에서 접수하거나 생산·유통하는 문서를 등록·관리하고, 필요 시 이메일로 자동 전송하여 수발 이력을 수발대장으로 기록·보관하는 시스템입니다.

=== 주요 기능 ===
{| class="wikitable"
! 기능 !! 설명
|-
| '''문서수발 대장''' || 접수·내부·외부 문서를 목록으로 관리, 검색·필터링
|-
| '''문서 등록''' || 색인코드 자동 생성, 다중 파일 첨부, 수신처·발신처 연결
|-
| '''문서 상세 보기''' || 문서 정보, 첨부파일 다운로드, 이메일 발신 이력 확인
|-
| '''이메일 자동 전송''' || Gmail SMTP 연동, 첨부파일 포함 발송, 발신 이력 자동 저장
|-
| '''수신처 관리''' || 문서를 받는 외부 기관 정보 등록·관리
|-
| '''발신처 관리''' || 기관등록 정보 연동, 별도 입력 불필요
|-
| '''발신 이력 기록''' || 이메일 전송 결과(성공/실패) 및 수신 이메일 자동 기록
|}

=== 업무 흐름 ===
<pre>
수신처 등록 → 문서 등록 → 첨부파일 업로드 → 이메일 전송 → 전송여부 자동 변경 → 수발대장 보관
</pre>

== 2. 시스템 설치 (DB 마이그레이션) ==
<blockquote>'''최초 1회만 실행'''합니다. 이미 실행한 경우 생략합니다.</blockquote>

=== 실행 방법 ===
phpMyAdmin, MySQL Workbench, CLI 등 원하는 도구를 사용하여 아래 파일을 실행합니다.
<syntaxhighlight lang="sql">
USE archive_db;
SOURCE /path/to/archive/doc_transfer_migrate.sql;
</syntaxhighlight>

=== 생성되는 테이블 ===
{| class="wikitable"
! 테이블 !! 설명
|-
| doc_recipients || 수신처 관리 (외부 기관 정보)
|-
| doc_transfers || 문서수발 목록 (색인코드, 구분, 수신처, 발신처, 전송여부 등)
|-
| doc_transfer_files || 문서수발 첨부파일
|-
| doc_send_log || 이메일 발신 이력
|}

== 3. Gmail SMTP 설정 (관리자) ==
문서수발 이메일 전송 기능을 사용하려면 관리자가 Gmail SMTP를 설정해야 합니다.

=== 3.1 Google 앱 비밀번호 발급 ===
Gmail 계정의 일반 비밀번호는 사용할 수 없습니다. 반드시 '''앱 비밀번호(16자)'''를 발급받아야 합니다.
# [https://myaccount.google.com/security Google 계정 보안 페이지] 접속
# '''2단계 인증''' 활성화 확인
# 보안 페이지에서 '''앱 비밀번호''' 클릭
# 앱 이름 입력 (예: 요양원 아카이브) → '''만들기'''
# 표시된 '''16자리 코드''' 복사 (공백 제외)

=== 3.2 대시보드에서 Gmail 설정 ===
# 상단 메뉴 '''[기관관리]''' → '''[관리자 대시보드]''' 이동
# 좌측 '''「Gmail SMTP 설정」''' 카드 확인
# 입력 항목: Gmail 주소, 앱 비밀번호, 발신자 이름 등 입력 후 '''[설정 저장]'''

== 4. 메뉴 진입 방법 ==
상단 내비게이션 '''[전자결재]''' 메뉴 클릭 시 드롭다운이 펼쳐집니다.
* '''문서수발 대장''': 목록 화면
* '''문서등록''': 새 문서 등록
* '''수신처 관리''': 수신처 등록·관리
* '''발신처 관리''': 발신처 조회 (기관등록 연동)

== 5. 문서수발 대장 (목록 화면) ==
'''URL''': <code>/archive/doc_transfer_list.php</code>

=== 5.1 검색 필터 ===
* '''구분''': 전체 / 접수 / 내부 / 외부
* '''전송여부''': 전체 / 대기 / 전송 / 완료
* '''검색어''': 색인코드, 문서번호, 제목 검색 가능

== 6. 문서 등록 ==
'''URL''': <code>/archive/doc_transfer_edit.php</code>

=== 6.1 등록 항목 ===
* '''구분''': 접수(외부→기관), 내부(기관내), 외부(기관→외부)
* '''허용 파일''': PDF, HWP, DOC, XLS, PPT, 이미지(JPG, PNG), ZIP 등

== 7. 문서 상세 보기 ==
문서 정보, 수신/발신처 카드, 첨부파일 목록 및 이메일 발신 이력을 한눈에 확인합니다.
* '''대기(회색)''': 이메일 미발송
* '''전송(파란색)''': 이메일 발송 완료 (자동)
* '''완료(초록색)''': 처리 완료 (수동)

== 9. 이메일 전송 ==
문서 상세 화면에서 '''[이메일 전송]''' 버튼을 클릭하여 발송합니다.
* 발송 성공 시 전송여부가 자동으로 '전송'으로 변경됩니다.
* 모든 발송 결과는 상세 페이지 하단 '''발신 이력'''에 기록됩니다.

== 13. 권한 체계 ==
{| class="wikitable"
! 기능 !! 일반직원 !! 업무자 !! 관리자
|-
| 문서 등록/수정/삭제 || O || O || O
|-
| 이메일 전송 || O || O || O
|-
| SMTP/기관 설정 || X || X || O
|}

== 14. 색인코드 체계 ==
* '''형식''': <code>YM연도-순번</code>
* '''예시''': <code>YM2026-001</code> (2026년 첫 번째 문서)

== 16. 자주 묻는 질문 (FAQ) ==
; Q. 이메일 전송 버튼이 안 보입니다.
: A. 수신처나 발신처에 이메일 주소가 등록되어 있는지 확인하세요.

; Q. 앱 비밀번호 인증 실패가 뜹니다.
: A. 16자리 코드 입력 시 공백을 제거했는지, 2단계 인증이 켜져 있는지 확인하세요.

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''이 매뉴얼은 2026년 5월 12일 시스템 기준으로 작성되었습니다.''