요양원 기록물 아카이브 데이터베이스 구조 문서 원본 보기

== 요양원 아카이브 시스템 구조설계 ==

=== 개요 ===
요양원 아카이브 시스템은 기관·처리과·직원·입소자·기록물을 통합적으로 관리하기 위한 데이터베이스 구조로 구성된다.
* 프로젝트명 : 요양원 아카이브
* 개발목적 : 요양원의 모든 기록 아카아빙 가능하도록 구조 설계
* 개발자 : 이산 고대진
* 개발기간 : 원기 111년 5월
* 적용대상 : 익산원광요양원
* 프로세스 : 기관등록 → 처리과 등록 →분류기준 등록 → 업무자 등록 →입소자 등록 →기록물 등록 → 검색 활용

=== 1. INSTITUTION – 기관 등록 ===
요양원의 기본 정보를 관리하는 테이블.

=== 테이블: 기관등록관리 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 타입 !! 설명
|-
| institution_id || INT(PK) || 기관 고유 ID
|-
| institution_code || VARCHAR || 기관코드(업무용, 예: A001)
|-
| institution_name || VARCHAR || 기관명
|-
| institution_type || VARCHAR || 기관 유형
|-
| business_number || VARCHAR || 사업자등록번호
|-
| license_number || VARCHAR || 장기요양기관번호
|-
| address || VARCHAR || 도로명 주소
|-
| zipcode || VARCHAR || 우편번호
|-
| phone || VARCHAR || 대표 전화
|-
| email || VARCHAR || 대표 이메일
|-
| manager_name || VARCHAR || 담당자
|-
| manager_phone || VARCHAR || 담당자 연락처
|-
| capacity || INT || 정원
|-
| current_residents || INT || 현재 입소 인원
|-
| opening_date || DATE || 개원일
|-
| is_active || BOOLEAN || 사용 여부
|-
| created_at || DATETIME || 등록일
|-
| updated_at || DATETIME || 수정일
|}

=== 2. DEPARTMENT – 처리과 ===
기관 내 부서를 관리하는 테이블.

=== 테이블: 처리과명 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 타입 !! 설명
|-
| department_id || INT(PK) || 처리과 고유 ID
|-
| department_code || VARCHAR || 처리과 코드(예: A001-01)
|-
| institution_id || INT(FK) || 소속 기관 ID
|-
| department_name || VARCHAR || 처리과명
|-
| is_active || BOOLEAN || 활성 여부
|-
| created_at || DATETIME || 등록일
|-
| updated_at || DATETIME || 수정일
|}

=== 3. RECORD_CLASSIFICATION – 분류기준표 ===
기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 관리.

=== 테이블: 분류기준표 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 타입 !! 설명
|-
| classification_id || INT(PK) || 분류기준표 고유 ID
|-
| institution_id || INT(FK) || 기관 ID
|-
| department_id || INT(FK) || 처리과 ID
|-
| major_class || VARCHAR || 대분류
|-
| middle_class || VARCHAR || 중분류
|-
| minor_class || VARCHAR || 소분류
|-
| classification_code || VARCHAR || 분류코드(대-중-소 조합)
|-
| retention_period || INT || 보존연한(년)
|-
| disclosure_type || VARCHAR || 공개구분(공개/부분공개/비공개)
|-
| is_active || BOOLEAN || 활성 여부
|-
| created_at || DATETIME || 등록일
|-
| updated_at || DATETIME || 수정일
|}

=== 4. EMPLOYEE – 직원 ===
기록물 작성자·관리자 역할을 수행하는 직원 정보.

=== 테이블: 직원관리 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 타입 !! 설명
|-
| employee_id || INT(PK) || 직원 고유 ID
|-
| institution_id || INT(FK) || 소속 기관
|-
| department_id || INT(FK) || 소속 처리과
|-
| employee_code || VARCHAR || 직원 코드
|-
| employee_name || VARCHAR || 직원 이름
|-
| position || VARCHAR || 직위/직책
|-
| phone || VARCHAR || 연락처
|-
| email || VARCHAR || 이메일
|-
| is_active || BOOLEAN || 재직 여부
|-
| created_at || DATETIME || 등록일
|-
| updated_at || DATETIME || 수정일
|}

=== 5. RESIDENT – 입소자 ===
요양원 입소자 기본 정보.

=== 테이블: 입소자 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 설명
|-
| resident_id (PK) || 입소자 고유 ID
|-
| resident_code || 입소자 코드
|-
| name || 이름
|-
| birth_date || 생년월일
|-
| gender || 성별
|-
| admission_date || 입소일
|-
| discharge_date || 퇴소일
|-
| guardian_name || 보호자 이름
|-
| guardian_phone || 보호자 연락처
|-
| room_number || 호실
|-
| is_active || 현재 입소 여부
|-
| created_at || 등록일
|-
| updated_at || 수정일
|}

=== 6. RESIDENT_RECORD – 입소자 기록물 ===
입소자 중심 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등).

=== 테이블: 입소자 기록물 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 설명
|-
| record_id (PK) || 기록물 ID
|-
| resident_id (FK) || 입소자
|-
| classification_id (FK) || 분류기준표(선택)
|-
| employee_id (FK) || 작성자
|-
| title || 기록 제목
|-
| content || 내용
|-
| retention_period || 보존연한
|-
| created_at || 등록일
|}

=== 7. RECORD – 기록물 (핵심 테이블) ===
행정 기록물 + 입소자 기록물을 모두 통합 관리.

=== 테이블: 기록물관리 ===
{| class="wikitable"
! 필드명 !! 타입 !! 설명
|-
| record_id || INT(PK) || 기록물 고유 ID
|-
| institution_id || INT(FK) || 기관
|-
| department_id || INT(FK) || 처리과
|-
| classification_id || INT(FK, nullable) || 분류기준표
|-
| employee_id || INT(FK) || 작성자
|-
| resident_id || INT(FK, nullable) || 입소자 기록물일 경우 연결
|-
| record_code || VARCHAR || 기록물 코드
|-
| title || VARCHAR || 기록물 제목
|-
| content || TEXT || 기록물 내용
|-
| retention_period || INT || 보존연한
|-
| disclosure_type || VARCHAR || 공개구분
|-
| created_date || DATE || 기록 생성일
|-
| created_at || DATETIME || 시스템 등록일
|-
| updated_at || DATETIME || 수정일
|-
| is_active || BOOLEAN || 활성 여부
|}

== 사용자 메뉴얼 ==

📘 요양원 아카이브 시스템 실무 매뉴얼  (업무자용 · 기록물 통합관리 기준)

=== 1. 시스템 기본 구조 이해하기 ===
업무자는 아래 순서대로 데이터를 관리하게 돼:

코드
 <code>① 기관 등록  
 ② 처리과 등록  
 ③ 분류기준표 등록  
 ④ 직원 등록  
 ⑤ 입소자 등록  
 ⑥ 기록물(RECORD) 등록 및 조회</code>
이 순서를 이해하면 시스템 전체 흐름이 자연스럽게 연결돼.

=== 2. 기관 등록 메뉴얼 ===

=== ✔ 목적 ===
요양원 또는 산하 기관을 시스템에 등록하는 단계.

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''기관 등록 메뉴 → 신규 등록'''
# 기관명 입력
# 기관코드 자동 생성 또는 직접 입력
# 주소/연락처 입력
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 기관코드는 변경하지 않는 것이 좋음
* 비활성 기관은 기록물 등록 불가

=== 3. 처리과 등록 메뉴얼 ===

=== ✔ 목적 ===
기관 내 부서를 등록하여 기록물의 소속을 명확히 함.

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''처리과 등록 메뉴 → 신규 등록'''
# 기관 선택
# 처리과명 입력
# 처리과코드 자동 생성
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 반드시 기관을 먼저 선택해야 함
* 처리과 비활성 시 해당 처리과의 기록물 신규 등록 불가

=== 4. 분류기준표 등록 메뉴얼 ===

=== ✔ 목적 ===
기록물의 대·중·소 분류, 보존연한, 공개구분을 표준화하여 통합관리 가능하게 함.

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''분류기준표 메뉴 → 신규 등록'''
# 기관 선택
# 처리과 선택
# 대분류 / 중분류 / 소분류 입력
# 분류코드 자동 생성
# 보존연한 입력
# 공개구분 선택(공개/부분공개/비공개)
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 분류기준표는 기록물 등록 시 자동으로 보존연한·공개구분을 가져옴
* 분류기준표 변경 시 기존 기록물에는 영향을 주지 않음(이력 보존)

=== 5. 직원 등록 메뉴얼 ===

=== ✔ 목적 ===
기록물 작성자·관리자를 시스템에서 식별하기 위함.

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''직원 등록 메뉴 → 신규 등록'''
# 기관 선택
# 처리과 선택
# 직원명 / 직위 / 연락처 입력
# 직원코드 자동 생성
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 직원은 반드시 기관·처리과에 소속되어야 함
* 퇴사자는 비활성 처리하여 기록물 작성자 목록에서 제외

=== 6. 입소자 등록 메뉴얼 ===

=== ✔ 목적 ===
입소자 개별 기록물(케어기록지, 낙상보고서 등)을 관리하기 위함.

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''입소자 등록 메뉴 → 신규 등록'''
# 이름 / 생년월일 / 성별 입력
# 입소일 / 퇴소일 입력
# 보호자 정보 입력
# 호실 입력
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 입소자 기록물은 resident_id를 기반으로 관리됨
* 퇴소 후에도 기록물은 보존기간 동안 유지됨

=== 7. 기록물(RECORD) 등록 메뉴얼 ===
(시스템의 핵심)

기록물은 '''행정 기록물'''과 '''입소자 기록물''' 두 가지가 있음.

==== 7-1. 행정 기록물 등록 ====

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''기록물 등록 → 행정 기록물 선택'''
# 기관 선택
# 처리과 선택
# 분류기준표 선택 → 보존연한 자동 입력 → 공개구분 자동 입력
# 작성자(직원) 선택
# 제목 / 내용 입력
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 분류기준표를 반드시 선택해야 보존연한 관리가 가능
* resident_id는 비워둠

==== 7-2. 입소자 기록물 등록 ====

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''기록물 등록 → 입소자 기록물 선택'''
# 입소자 선택
# 작성자(직원) 선택
# (필요 시) 분류기준표 선택
# 제목 / 내용 입력
# 저장

=== ✔ 주의사항 ===

* 입소자 기록물은 resident_id가 필수
* 분류기준표는 선택적(케어기록지 등은 분류 없이도 가능)

=== 8. 기록물 조회/검색 메뉴얼 ===

=== ✔ 검색 기준 ===

* 기관별
* 처리과별
* 직원별
* 입소자별
* 분류기준표별
* 보존연한별
* 공개구분별
* 기간별

=== ✔ 업무 팁 ===

* “보존기간 만료 예정” 필터를 활용하면 폐기 대상 문서를 쉽게 확인 가능
* “입소자별 조회”는 케어기록지 관리에 매우 유용

=== 9. 기록물 보존·폐기 관리 메뉴얼 ===

=== ✔ 자동 계산 ===

* 기록물 등록 시 retention_period(보존연한) 자동 저장
* created_date 기준으로 보존기간 만료일 계산 가능

=== ✔ 업무 절차 ===

# '''보존기간 만료 조회 메뉴'''
# 만료된 기록물 확인
# 폐기 승인
# 폐기 처리(비활성 또는 삭제 정책에 따라)

=== 10. 업무자가 알아야 할 핵심 요약 ===
* '''기관 → 처리과 → 분류기준표'''는 행정 기록물의 기본 구조
* '''입소자 → 직원 → 기록물'''은 입소자 기록물의 기본 구조
* '''RECORD 테이블 하나로 전체 기록물 통합 관리 가능'''
* 분류기준표는 보존연한·공개구분을 자동으로 가져오는 핵심
* 입소자 기록물은 별도 관리하지만 필요 시 분류기준표와 연계 가능
* 모든 기록물은 직원(employee_id)과 연결되어 책임 추적 가능